台上台下都吸引人的說話整理術：誰說得簡潔有力，誰就贏得人心

◆這樣講，肯定能讓對方卸下心防

大學畢業之後，我進了某家外資食品製造商工作。

我被分發到埼玉縣（位於日本東京市東北方）的辦公室，擔任大約五十家超商門市的業務負責人。我主要的工作就是前往超商門市，請超商的食品部門負責人「訂購本公司的商品」。

每天我就是自己開著業務車，大約跑八家門市的業務。工作還不熟練的時候，很多事情不清不楚。像是估價、交貨日，哪些事可以做，那些事不該做……

碰到自己無法判斷的事情，當然要找上司商量，但上司總是很忙。每次要找上司商量，不是聽到「抱歉，等等再說」就是「我現在很忙」。

我不希望打擾到上司工作，也不想被上司當成長舌婦，於是，慢慢就產生了「等等再說」的心態。

有些事情一定得找上司商量才能進行，但我卻心想：「沒差啦！不會有事。」而擅自執行。當我採取這種「自以為是處理法」，總有出錯的場合。

當我擅自處理出錯，照理說更應該直接報告上司才對；但我還是覺得「等等再說」，結果情況只是愈來愈糟。

直到事情發展到無法收拾的時候，我才報告上司，而讓上司承受更大的負擔。在這件事上，我總是學不乖。

「應該經常找上司報告與商量」的原則，即使心裡明知如此，卻老是辦不到，所以我工作總是不順遂。

「誰叫他們都不聽我說。」我暗自將責任推到別人身上。

但是，我觀察了職場上的前輩們，他們跟同一位上司溝通的時候，卻沒有什麼大問題。

「前輩們到底是怎麼報告跟商量的？」

我想知道答案，於是開始觀察前輩的作法。我發現，當時前輩們使用的方法，就是「借用一分鐘戰術」。

自從我開始擔任講座講師以來，已經見過約三千位的講座學員，聽了他們各種工作上的煩惱。

其中溝通方面名列前茅的煩惱，就是這個。

「我知道非得找上司或前輩報告商量，但對方總是很忙的樣子。我怕對方覺得我煩，所以找不到好時機開口。」

「要怎麼讓忙碌的人聽自己說話？」這是許多人共同的煩惱。

因此，我推薦任何人都能輕鬆做到，而且馬上見效的「借用一分鐘戰術」。

【法則1】對上司或前輩說：「可以借用一分鐘嗎？」並把要說的話整理成「一分鐘精簡版」。

基本上，所有上班的人都很忙，所以，要攔下某人需要一點功夫。也因為如此，有話要說的時候，請注意不要一開始就講得鉅細靡遺。

開頭只向對方說一分鐘的精簡版內容，因為：

如果只是「一分鐘」，就比較容易拿到對方的時間。

假設自己站在聽人說話的立場上，而且手上的事務相當繁重；這時候有個人來找你說話，而且又臭又長，不知道要講多久。你會怎麼想？

「這到底還要講多久啊……」你可能會覺得煩，聽不下重點，甚至可能會因此對他提高警覺，「下次最好別被這人抓到」。

但如果這人先說：「可以借用一分鐘嗎？」而他也真的在一分鐘內說完，你是不是就會放心了？而且會覺得，無論再怎麼忙碌，花個一分鐘聽他把事情說完也沒有關係。

「借用一分鐘」是讓對方卸下心防，覺得可以聽你說說的關鍵句。

就算精簡版內容只有一分鐘，只要對方願意聽，就可能有後續發展。

根據我的經驗，只要開頭先說「借用一分鐘」，對方有八成機率會開始判斷自己是否該繼續聽細節。

如果對方認為：「嗯，這件事情要立刻確認。」那就會當場聽你說明白；如果對方認為：「這晚一點再說。」那稍後就會聽你說完；如果認為：「可以不用再說。」那你當下或許只要說完精簡版內容即可。

總之，就算對方只聽了一分鐘精簡版，你沒能把想說的話全部說完，那也是因為對方認為光聽一分鐘精簡版就夠了。

至少，你不會把話全悶在自己肚子裡。

後來我也學到了「借用一分鐘戰術」。結果發現，上司們真的很少再對我說：「抱歉，等等再說。」當場聽我說話的機率是過去的四到五倍。

我之前擅自行動而犯錯，犯了錯又瞞著不說，結果上司得承擔更大的責任。運用了「借用一分鐘戰術」之後，這機率就大大減少了。對上司來說，他也不必花時間收拾我擅自行動犯錯而產生的爛攤子。真是兩全其美。

只要說一句「借用一分鐘」，對方聽你說話的機率就會多上四到五倍。這招不好好學起來運用，實在太過可惜。

◆劈頭就該說清楚的大原則

當你學會了「借用一分鐘戰術」，首先對方聽你說話的機率就會增加。但並不代表只要說了「借用一分鐘」，從此就可以高枕無憂。之後這一分鐘說些什麼也很重要。

在說「一分鐘精簡版」的時候，重點在於劈頭就說清楚「目的是什麼」。

當我學會「借用一分鐘戰術」之後，確實比較少聽到「抱歉，等等再說」。但講完一分鐘之後，對方卻常常回應：「嗯……所以，你到底要說什麼？」原來，這是因為「借用一分鐘戰術」還需要一點加味。

有一次，我對上司說了這樣一段話： 

說完，上司只回我一句：「所以，我要做什麼決定才好？」 

後來，我旁邊的前輩對上司這麼說：

「可以借用一分鐘嗎？我想商量要不要實施B超市的試喝服務。門市負責人說如果我們提供三天的試喝服務，他就向我們訂一百箱，這是我們原本提議的兩倍銷售量。雖然試喝服務的成本是平常的一．五倍，但銷售量會增加到兩倍。我認為應該實施這個試喝服務。請問我可以往這個方向去做嗎？」

結果上司只說一句：「好，就往這個方向做吧！那就麻煩你今天內提出預算報告。」事情真是順利。

因為前輩說完「可以借用一分鐘嗎？」立刻接上「我想商量○○的事情」。

我在自己開的講座上，也見過許多上司或領導人，大家總是異口同聲地說：

「希望下屬找我們說話的時候，能劈頭就說清楚是要報告、商量還是請求。」

【法則2】劈頭就先說，你要「報告」「商量」或「請求」。

要對方聽自己說話之前，先讓對方知道「該用什麼心態來聽」。

當我問這些上司與領導人：「為什麼你們希望下屬劈頭就說清楚要報告、商量還是請求？」我得到這樣的答案：

「每天有二、三十個人找我說話，如果個個都不講重點，那真的會煩死了。每次聽都覺得，所以你到底希望我幹嘛？」

「我以為他有事報告，結果是找我商量。搞得我必須改用商量的觀點，從頭再聽一次。真是浪費時間！」

如果對方根本不知道你要說什麼，就很難理解內容，之後還得重新聽一次。所以「劈頭就把目的說清楚」非常重要。

我聽了前輩的說法之後，恍然大悟，開始在「借用一分鐘」的後面，立刻接上「談話目的」。

【報告】

「我要報告在A超市執行的企劃。一百箱已經全部賣完。試喝活動拉到三天確實有效。我認為往後應該對其他超市提出相同作法。」

【商量】

「我想商量對B超市的交貨日期。對方要求我們比平時提早○天出貨。因為該門市從○號開始促銷。我想申請特別處理，成本會比平時高出○元。請問這樣是否可行？」

【請求】

「關於C超市的門市活動，我有事相求。我需要多兩個人幫忙布置賣場，希望是○○與□□。因為我們必須在超市開門的兩小時前布置完，光靠我一人可能趕不上。可否提供人手支援呢？」

劈頭就說清楚自己是要「報告」「商量」，還是「請求」，後來就幾乎不會被抱怨「你到底想說什麼」了。

畢竟，在那個情況下，對方都得放下工作聽你說話。對工作繁忙的人來說，當然希望能盡快理解對方說的話，順利進行下一個動作。

是「聽過就可以的報告」，還是「要求下決定的商量」，或者是「請求某種幫助」？一開始就說清楚，對方自然知道要用何種心態來聽。

如此一來，便能盡量縮短對方理解談話內容、思考應有行動所需的時間。

所以，劈頭就說清楚「目的何在」是非常重要的關鍵。