◆提升提問力,就能提高營收
優質問題(提問)對你的想法或生活方式所帶來的影響,絕對超乎想像。因為每個人每天都會不經意地對自己提出許多問題,而這些問題的品質,將改變人生或工作的充實度(問題有很多種,之後會再詳細說明。為了和其他問題區隔,本書將「好的問題」定義為「提問」)。
我們可以在日常生活中運用提問技巧,藉此解決工作與人生所遇到的困難或課題,並學會迅速做出準確的決策,讓行動逐漸產生改變。不僅如此,人際往來還會變得更順利,人脈也會變得更廣闊。一旦我們遇到困難,就會出現願意出手幫助我們的人。
我想,很多人應該都不知道,提問為什麼有助於工作或事業。
我認為,事業是否能成功,有六至七成取決於人際關係。如果人際關係良好,不管是工作或人生,自然都會變得很充實。而當我們想強化與客戶之間的關係時,「提問」可以發揮非常大的力量。換句話說,提問是我們用來建立「與對方的關連性」的最強武器。如果我們能和客戶保持「良好的關係」,就不會陷入價格割喉戰。而能不能實現這樣的理想,就要看你的「提問力」而定了。
另外,把提問技巧運用在自己身上所產生的效果,也是不能忽視的重點。在工作或私生活上遇到難題時,只要對自己提問,就能把真正的問題點、該做的事、不需要做的事、行動或決策的阻礙、排除阻礙的方法……等整理出來,解決問題的線索,也就能自然浮現在眼前。
每個人的每一天都會冒出各式各樣的問題,為了想辦法解決,我們也不斷和問題搏鬥、尋找答案。但是答案無法外求,它一定存在於自己心裡,或是所屬的公司、部門、組織之中。提問,就是帶領我們找到答案的嚮導。
◆過度熱心,反而會剝奪對方的「發現力」
有很多人會這麼說:「讓我告訴你答案吧!」有時候雖然很有幫助,但我還是認為「答案就在自己心裡,最重要的,是我們必須主動去發現。」為什麼?因為別人告訴我們的事情,不會變成自己的東西。
最近我從一位同伴口中,聽到他的客戶透露了這樣的煩惱。
這位客戶是個老闆,之前曾拜託某位知名的經營顧問到他們公司進行經營指導。在顧問指導期間,公司的營業額確實有成長;但是當合約到期、顧問不再到公司來之後,營業額又打回原形……
這應該就是讓別人告訴我們答案的缺點吧!聽到答案的時候,雖然會覺得「原來如此」,但是在大多數情況下,都無法把答案完全吸收、內化為自己的想法,反而容易產生依賴性。結果往往就是放棄思考,覺得「只要照他的話去做就好了」。
更何況,現在很難再套用公式化的策略,因為每家公司的狀況都不同、面臨的環境也不一樣;而在裡面工作的人們,個性更是天差地別。
如果經營者想「提升營收」,可以達成目標的方法當然很多,至於能不能真的實現,就要視個別情況而定;而這也是外部智慧的極限。
◆強化「與客戶的關係」
不管外聘顧問提出的策略有多棒,如果不適合這家公司,就很難指望有什麼效果。就算運氣好,剛好適合,但如果企業並沒有真正學會方法,只是被動聽從建議的話,效果還是很難持久。
人體有攻擊從外部入侵的異物、設法排出體外的本能;「公司」這個組織也一樣,只要一發現「外部強加的觀念」,就會判斷這種觀念是「異物」,並試圖排除。
但「提問」是一種能讓對方有所領悟的方式。因為答案是接受提問的人自己想出來的,所以完全不會有「強迫接受」的感覺。只要經營者或主管提問,員工就能把解決問題當成「自己的事情」。
假設「提升營收」是最後的結果,那麼我們必須思考:該怎麼做,才能更容易獲得這個結果?我認為,最重要的是與客戶建立緊密的關係。把「緊密的關係」換成信賴感、敬重、親密感等詞語都可以,總而言之,必須拉近企業(或員工)與客戶之間的心理距離。
如果一家公司擁有許多「關係緊密」的客戶,就代表它處在「容易賣出商品或服務的狀態」。在價格和交期等商品條件沒有太大差異的條件下,客戶自然會想跟比較能信賴的人(企業)購買商品。而且如果企業能和客戶建立足夠的「關連性」,就能將市調費用壓到最低,如此一來,價格競爭力也能提高。只要擁有「銷售的基礎」,即使商品改變,營收也能穩定成長。
◆關連性低,只好削價競爭
相反的,企業在沒有確實建立「緊密關係」的情況下,如果想提升營收,往往會陷入必須依賴商品特性和價格來行銷的情況,也就是容易捲入價格割喉戰。現在這個時代,越來越難光靠商品本身來凸顯與競爭者之間的差異。降價或許可以讓企業在短期內幸運地一次次賣出商品,但這是無法持久的。就算商品多少有點優勢,但是等到它變舊、魅力衰退後,客戶就會逐漸遠離。
◆ 「人際關係」左右你的事業
請先想想「提問」為什麼對事業有幫助。
NHK放送研修中心(以企業或自治團體為對象,舉辦各種研習會)的日語中心,在2012年以東京證券交易所上市企業的人事主管為對象,調查企業內部的各種溝通現況與相關議題,總共獲得121家公司的回覆。從調查結果得知,回答公司內部的溝通「需要改善」的企業比例提高到71%,把「個人溝通技巧變差」當成議題的企業則占了64%。
從這個調查中可以清楚知道,身為公司或組織中的一員,從事各項活動時,最重要的就是與周圍的人建立「良好的關係」。
我們和第一次碰面的人幾乎沒有關連性可言。但如果在意氣相投的情況下見了幾次面、開始對話之後,就會逐漸發展出「關係」。只要彼此能建立「良好的關係」,任何話題都能攤開來談。
如果想加深關係,最重要的一點就是不要試著改變對方,而是改變自己。我想大家都有類似的體驗,即使希望「變成這樣」,對方也無法說變就變,還不如改變自己比較容易一點。
◆提問是加深「人際關係」的最佳工具
「提問」的美妙之處在於,當我們想建立「關連性」時,它能帶給我們強而有力的幫助。
明明販賣同樣的商品,為什麼有業績好的業務員和業績差的業務員?這是因為與客戶之間的「關連性」會產生很大的影響。「關係良好」的客戶數量多寡,在短期內或許看不出差異,但是如果幾年後再來看,差別就會變得非常明顯。
如果沒有確實建立與客戶的「關連性」,就只能用「商品差異」來說服客戶,而不是「人的差異」。這樣的業務員只會不斷說明商品特色,萬一和其他公司的商品沒有明顯的差異,就會想把價格壓低。
另一方面,與客戶建立穩固「關連性」的業務員,則能找出客戶想要的是什麼(幫客戶解決煩惱或課題、實現希望、消除不安)。因為他們會以客戶的需求為切入點,不但不會強迫推銷,客戶甚至會主動找業務員諮詢。如此一來,除了可以避免價格競爭,客戶也能滿足地得到想要的東西,業務員還會因為對客戶有所貢獻而感到愉快,並且賺取正當的利益。
大家可能會想:那麼,我們該怎麼對初次見面的客戶推銷商品?其實只要運用「提問」,就能很快建立深厚的關係;而且即使在「關連性還不夠高」的情況下,也能找出客戶的需求、提高成交率。
◆光靠別人教,是記不住的
實際活用「提問力」有兩項優點:第一項優點正如同前面所說的,能改善溝通的品質,讓我們更容易引導對方說出他的想法、煩惱、希望、真心話等訊息,是建立深厚關係的堅強後盾。
另一項優點非常重要,那就是能夠改變自己思考與行動的模式。除了可以對別人「提問」,也能透過對自己拋出問題、思考答案,來享受提問的絕佳妙用。藉由這樣的過程,我們不但能獲得許多新發現、改變想法和行為,也能讓人際關係出現轉變。
事實上,每個人都有自己偏好的思考模式,不是那麼簡單就能改變的。而所謂「偏好的思考模式」,是指長年的經驗讓我們認為「這麼做比較好」。因此,如果想改變模式,就需要強烈的「認同感」。許多人即使讀了好幾本商業書或勵志書,最後卻沒有產生任何變化,那是因為他們並沒有自己努力找出答案的緣故。
想得到自己的認同,最有效的方法不是由別人告訴我們答案,而是自己去發現答案。雖然我們很容易認同某個對自己有影響力的人所說的話,但是別人告訴我們的事情,往往只是左耳進右耳出。
「讓我們改變現在的自己」,這就是「提問」最美妙的一點。
◆六種問題
如果想培養「提問力」,就必須了解「問題」到底是什麼。
提升「提問力」的捷徑,就是反覆且大量進行「自問自答」的訓練;不過如果根本不了解什麼叫「提問」,就不可能對自己提出問題。事實上,一般所說的「問題」,和我推薦大家使用的「提問」是不一樣的。
「優質問題」(提問)是我最推薦的,因為我們可以藉由這種問題了解對方重視什麼,達到「幫助對方」的目的。為了和其他問題區隔,我把這種問題稱為「提問」。
「寒暄問題」指的是「你今天心情如何」之類的問句,大部分是用來開啟雙方的對話,這也是以對方為出發點的問題。
「疑問」是發問者為了獲得資訊而提出的問題,目的在於滿足發問者的欲望。
「試題」則是為了評量對方的知識水準而提出的問題,答案(正確答案)只有一個。
乍看之下,「命令式問題」似乎也是一種問題,但實際上卻是為了下達指令。舉例來說,如果主管問部屬:「你的工作進度好像落後了,不過應該可以在期限之內完成吧?」這時,部屬也只能回答:「可以。」像這種包裝成問題的命令,就是命令式問題。
舉例來說,「質問」就像是在對方失敗時,問他:「為什麼沒有做○○呢?」也就是用「Why」來責問對方的問題。
◆為誰而問?
如果把「為了對方」(利他)和「為了自己」(利己)當成指標,那麼「優質問題」與「寒暄問題」就是屬於利他性問題,其餘四種則屬於利己性問題。
問問題時,如果可以注意到「這個問題能不能幫助對方」,就比較容易想出提問。而且,就算只是留意自己打算提出的問題屬於哪一種,也能以驚人的速度學會如何運用提問。
前面提到「提問是為了幫助對方」,但如果提問也能幫助自己,那就更棒了。只要我們懷著關心對方的想法來提問,那麼對方的回答也自然會變成我們想聽的答案,我稱這種問題為「利人利己的提問」。各位不妨開始留意自己提出的問題,看看是否能成為利人利己的提問吧!
◆心裡一定有答案
與其說「提問」的目的在於提出問題,不如說為了讓對方有所領悟、改變行動。因此提問的答案不會只有一個,會隨著回答的人改變。此外,就算是同一個人,答案也可能因所處的狀況、成熟度或時代而有所不同。
本書所說的「提問力」,並不是問出「自己想知道」的事情的能力。它的定義是:
一、引導對方進行思考的能力。
二、引導對方採取行動的能力。
只要能引導部屬或客戶做到這兩點,一定可以得到成果。另外,提問也不像試題,只想找到事先設定好的唯一正解。事實上,提問的答案就在答題者心中,內容則因人而異。回答提問時,人們能夠藉由思考、推導答案的過程意識到原本沒有察覺的部分,並得出適合自己的答案。不斷重複練習,就能讓人產生許多想法;過程中,不只會改變思考方式與行動,連周圍的人際關係也會開始出現變化。
當我們向對方提問時,他心裡一定有答案,請抱著「製造讓他發現這一點的機會」的想法來面對他。你的解答在你心裡,他的解答則在他心裡。
◆光是稱讚不會讓人成長
我們必須盡可能減少與對方的隔閡,才能加強彼此的關連性。
如果不用心傾聽對方說話,對方也會失去訴說的意願,溝通的頻率和品質都會降低。
加強關連性的重點是「給予勇氣」。人們每天都會朝著各種目標行動,有幾個目標達成了,但是也有幾個目標碰壁,並因此覺得懊惱,這時就需要別人「給予勇氣」,而給予勇氣的重點就在於前面提到的六種心態。
「給予勇氣」和「稱讚」看起來雖然很像,但兩者之間卻有明確的差異──「給予勇氣」是以本人的獨立自主為前提。相反的,「稱讚」則可能因為上下關係造成依賴。
基本上,「稱讚」是一種「上位者」(主管、教師或家長)肯定「下位者」(部屬、學生或孩子)的行為。舉例來說,主管對當月業績優異的部屬說:「幹得好!下個月也要繼續保持喔!」就是一種典型的稱讚。受到稱讚的人會因為來自「上位者」的讚美感到開心,所以下次也想做出值得稱讚的事情;換句話說,受稱讚的人可能不是因為自己想達成某個目標,才採取行動,而是一心想要得到「上位者」的讚美。因此我們越是稱讚別人,越會增加對方的依賴度,甚至有可能會導致他停止成長。常有人說,培育人才就是要讓他「因稱讚而成長」,不過讚美對方時,必須非常注意依賴的問題。
另一方面,如果是「給予勇氣」,主管就會對這位業績優異的部屬說:「因為你仔細回應客戶的每一個要求,才能帶來理想的結果。我也覺得非常高興!」也就是不採取評價的態度,而是刻意去表達出對部屬行動過程的共鳴。
「給予勇氣」是鼓勵對方依照自己意志行動的話語,因此與立場完全沒有關係。當我們因為碰壁而煩惱的時候,只要有人能對我們說「你持續在進步呢」「你在這裡幫了大家不少忙」,就能湧現再度挑戰的欲望。