做事俐落的人，做事拖拉的人：微調小習慣，做什麼都比別人快

03  做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

我的意思不是說「想成為做事俐落的人，就要常常買新電腦」，而是「如果想成為做事俐落的人，就要有必須常換電腦的想法」。

電腦確實不算便宜，近年來價格雖然已經降低不少，但是如果想買沒那麼陽春的規格，還是要花個好幾萬。

但是如果因為它很貴，怕自己浪費，所以一用就用上四、五年，那一定會變成「做事拖拉的人」。

電腦對我來說是消耗品，就算每年都換新規格還是很划算；不過最近電腦的功能越來越強大，我又不是需求很大或必須用什麼高階軟體的人，所以實際上大概兩年換一次。

電腦用了兩年之後，各方面的運算速度就已經明顯變慢；另一方面，新電腦的規格又日新月異，一來一往，處理速度就明顯有了差距。

工作的內容會依業種和領域有所區別，而一般文書工作使用電腦的機率應該算相當高；說得極端些，整天都坐在電腦前工作的人應該不少吧。

像這種形式的工作，如果把時間花在等待電腦運算上，難道不是龐大的損失嗎？好不容易才為了提高工作效率，把打字練得飛快，結果卻要花時間等待電腦運算，這實太浪費了。

雖然我們在這裡說的是「經常換新電腦的人，就是做事俐落的人」，但實際上不限於電腦，所有工具都是同樣的道理。

簡單來說，花錢來換時間，可以讓事情做得更快，自然能夠回收成本。

「做事俐落的人」會經常思考金錢與時間的關係。

假如能多花點小錢縮短時間，那就花吧；即使口袋暫時淺了一點，但只要買到時間，並且有效運用，就可能回收更多金錢。

相較之下，「做事拖拉的人」幾乎不會考慮時間與金錢的關係。

因為怕浪費而不肯花錢，反而要花許多時間解決事情，最後連金錢也跟著損失了。「省下不必要的支出」這個想法相當好，也是經營者必備的觀點。但是光想著怎麼節流，就得不到「提高效率、加快速度、改善經營」的結論。業績自然也就很難提升了。

請大方地把錢花在「可以創造時間」的地方！我認為，能做到這一點的公司與個人，才有本事拉高業績與成效。

請別怕花錢去換時間，這能讓你往「做事俐落的人」更邁出一步。

◆　做事俐落的人，會為了「效率化」而投資金錢！

22  做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人只管理工作

工作要順利進行，關鍵在於「工作管理」，也就是「幾點幾分做這個，十五分鐘後做那個……」之類的管理；工作管理不需要太精細，只要做到「今天做這個跟那個，要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標，再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說，我必須將目標細分成許多小工作，才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理（比如每天的待辦事項清單），但是能針對每件工作掌握所需時間的人，卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠，如果不能掌握每件工作要花費的時間，你就不知道能完成幾件事，也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完！」也就算了，但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成，明天也一樣、後天也一樣……久而久之，自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間，其實有兩大優點。

第一，可以避免設定太多待辦事項，就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況，雖然有很多事情想做，卻無法掌握要花多少時間，結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去，就會累積很多壓力。

仔細想想，這些壓力完全都是自己搞出來的，實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間，再設定今天要做哪些事，就沒有這個問題了。

第二，可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間，就會常常加班到天亮；這不但對健康有害，又會影響隔天工作，最後造成工作產能下滑，成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間，就能保留「投資自己的時間」。

比如說，你決定「下午六點之後要專心念書」，假如不知道該花多少時間才能做完該做的事，那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理，保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量，以及每件工作的處理時間吧。

◆　做事俐落的人，能清楚掌握每件工作需要的時間！

26  做事俐落的人不決定工作順序，做事拖拉的人仔細決定順序

看到這個標題，我想很多人會覺得「講反了吧？」

理論上，「做事俐落的人」應該有明確的工作順序，做起事來行雲流水；反過來說「做事拖拉的人」因為不決定事情先後，所以手忙腳亂。

大家應該都是這麼想的吧？其實我以前也這麼認為。

但事實上，不受「工作順序」束縛，才能隨機應變，成為「做事俐落的人」。

如果決定好今天該做哪些事，就應該先完成「一定要完成的事」；至於其他「不一定要今天完成的事」，可以從容易完成的項目著手，工作會做得比較快。

即使先決定了工作的順序，總會碰上身體不適、心情不好、意志消沉等狀況，那種明明不想做事，卻又非做不可的感覺真的很糟。勉強做吧，可是效果不好；不做，又會影響後續進度，結果一整天諸事不順。

這時候該怎麼辦才好呢？很簡單，在容許範圍內把工作後往延就可以了，或是先從簡單輕鬆的事情開始。

基本上，我還是會決定一天該做多少工作，所以工作表上會寫「大約幾點做什麼事」，但我不會硬是要自己按表操課，而是看著工作表，想先從哪項工作開始，就先做那一項。

一定要遵守的規則只有一個：所有的工作都要在既定時間內完成。

這樣做的關鍵在於減少猶豫時間，不要花時間想「現在不想做這件事」或「這項工作該怎麼辦？」

只要配合當下的心情，從簡單輕鬆的工作開始，就能解決這個問題。

要做到這一點，就必須學會立刻判斷手邊的工作。

「不把順序說死」不只可以讓工作進展變得更順利，我認為這也是未來社會所需要的思維。

老實說，世界是瞬息萬變，卻捉摸不透的，隨時隨地都可能發生劃時代革命，完全顛覆大家過去的想法。想在這樣的環境中求生存，必須懂得隨機應變，碰到任何意外都能輕鬆調整自己。

我認為有堅定的意志力、走在自己堅持的道路上是很重要的，但是要在現代社會生存下去，必須擁有一定程度的彈性；如果老是墨守成規、一成不變，大概就只有等著被淘汰的份了。

以體育活動來說，參加運動比賽時，必須能在瞬間判斷當下情況，決定自己該做什麼。就像棒球比賽中，防守的一方雖然有一、二、三壘手和游擊手，每個位置所防守的區域都不同，但是他們仍然會配合每一顆球，不斷移動自己的位置，以達到最好的防守效果。

「完全固定」工作順序，就是違背了這個趨勢。

請配合當下的狀況應變，一件一件完成工作吧。能這麼做，才是「做事俐落的人」。

◆　做事俐落的人懂得隨機應變！

27  做事俐落的人會做不急的事，做事拖拉的人總是以緊急的事優先

你手邊有許多他人交辦的工作、還沒進行的工作，以及自己想做的工作。讓我們想想：這些事情該怎麼排出輕重緩急的順序呢？

我想各位都聽過一個方法，按照工作的重要性與急迫性分成四個象限，把工作分為以下四類：

一、重要而緊急的工作　　　二、重要但不緊急的工作

三、不重要但緊急的工作　　四、不重要也不緊急的工作

區分「緊不緊急」並沒有想像中困難。因為每個人都知道，緊急與否取決於是否有期限，或者對後續工作的影響程度。

重點在於如何區分「重不重要」。

每個人區分的方式都不同，而我重視的是對未來的影響。也就是說，我認為對未來有正面影響的工作就是「重要的工作」，做了對未來也沒什麼影響的工作，或者只會影響現在的工作，就是「不重要的工作」。

假設你已經把手邊的工作分成前面所說的四個類別，應該從哪一類開始做？

優先度最高的是「重要且緊急的工作」，我想大家應該沒有異議吧。既然這件事情又重要又急迫，那麼不做不行。但其實這種工作很少出現。

第二優先的是什麼？從這裡就能分辨出「做事俐落的人」與「做事拖拉的人」。

「重要但不緊急迫的工作」，排在「不重要但緊急迫的工作」之前。自從我開始注意這點之後，工作不但更順手，處理速度也加快了不少。

「不重要但緊急的工作」其實不少，我想大部份都是上司、客戶，或者其他地位高於你的人所交辦的工作。

這種工作總是接二連三，就像打球一樣，去了又來，來了又去。如果你只知道做這些事情，而且樂在其中，就不可能去處理「重要但不緊急的工作」，對未來也毫無助益。既然對未來毫無助益，無論做多少，都不可能學會新技能。

請務必保留時間給「重要但不緊急的工作」。方法就是「預留時段」。例如，事先決定下午一點到三點是「重要但不緊急的工作」的專屬時段。如果不這麼做，時間就會被其他不重要的工作搶走。如果懂得保留時間給「重要但不緊急的工作」，未來才能有光明可言。

人生只有一次。用自己的腦袋思考、以自己的方法做自己選擇的事情，這樣的人生不是更有意義嗎？

◆　做事俐落的人，重視「重要但不緊急的工作」！

33  做事俐落的人靠說明書，做事拖拉的人靠經驗

有些工作三天兩頭就會做一次，有些工作可能只有每年特定時期才會做，如果能準備好「說明書」與「檢核表」之類的資料，並妥善運用，工作速度就能更快、做得更正確，出的錯也更少。

「說明書」主要寫明工作的順序。有了它，做事就能毫不遲疑、進展順利。

「檢核表」則是在工作完成前，用來檢查工作內容，確認有沒有錯誤或遺漏。

你也可以將說明書與檢查表結合在一起，也就是按工作順序設計的檢核表。

剛開始製作說明書或檢核表的時候真的非常麻煩，很容易讓人覺得：「反正每年也就做一次，今年做得好，明年一定也做得好。」不過完全不是這麼一回事。只要做好這兩份資料，就可以用上大半輩子（當然，維護修改還是需要的），所以請務必製作完成。尤其是一年只做一次的事情，要完全靠記憶回想起執行順序，可說是難如登天；不過只要有說明書與檢核表，自然就不需要靠「回想」了。這麼一來，既能馬上動手，又不需要煩惱順序前後，做起事來自然快又順。

接下來為大家具體說明一下做法，先從說明書開始。

首先，在進行某項工作前，請打開Excel檔案（當然也可以用手寫）；接著一邊處理，一邊將順序詳細記錄下來。

至於寫法，只要看得懂就行了。內容不用太過詳盡，不過要能讓別人看得懂、讓後來看到的人能跟著照做就行了。

接著是檢核表。同樣先打開Excel檔案，每個步驟做完的時候就列出檢查項目。這些列舉項目必須是「工作正確結束的條件」，例如「○○與△△的數字一致」。而每一項都要加上可以打勾的方塊「□」。

說明書與檢核表不僅在自己的工作中可以派上用場，交接時也非常有用。

「交接」的結果常常會受到交接者的理解程度影響，使得工作很難一次就交接完成，所以才要先做說明書與檢核表，需要時就能派得上用場。

有一位稅務士前輩Y先生，他非常懂得運用說明書與檢核表。Y先生將大量工作委外發包，而接案者只要利用Y先生製作的說明書與檢核表，就能順利進行工作，拿出好成果。

如果不用說明書與檢核表，每次都靠直覺與記憶做事，那麼就要常常花時間回想相關細節，卻很可能搞錯或遺漏，事情自然做不好，結果又要花更多時間。這就成了典型的「做事拖拉的人」。

製作說明書和檢核表是一件有點麻煩的事，但請務必把它們做好，並實際運用，成為「做事俐落的人」。

◆　做事俐落的人，連未來的效率都很在乎！