最重要的工作書：巴菲特、威爾許盛讚的職場守則

前言
 
在寫作本書初稿之前，原作者金恩（W. J. King）承認，他其實已經非常清楚地意識到，在任何組織裡，成功的幾個最大挑戰，都是在於人的本性與經營管理的本質。金恩和他的同事發現，一旦違反專業上不成文的操守規範，他們所遭受到的困擾，竟然遠比工作上直接犯錯更加嚴重。於是，在恰當的規定似乎還沒被寫下之際，那些所謂的「守則」就被歸納和彙整成一本剪貼簿，勉強稱得上是專業守則。雖然在本書的舊版和最新版本裡，這些守則都很散亂、不完整，但是在此仍要提供給任何可能覺得受用的人，無論是剛展開職業生涯的年輕工作者，或是對於這些事情已經瞭若指掌、卻往往未能付諸實踐的年長工作者。

這些守則既非理論，也不是憑空想像出來的，不過無論看似何其顯而易見，職員和主管最容易感到挫折困窘的主要來源，正是因為人一再違反這些守則。本書的第一個版本，大部分取自於針對四個不同部門、超過十七年以上的直接觀察記錄，其中三個部門當時才剛成立，並積極設法透過嘗試與錯誤，以穩固部門的發展。從無數的討論、觀察和文獻蒐集到的他人經驗，已經印證了上述紀錄成果。所以在此要特別強調，本書內容絕非只反映出任何特定組織的獨特經驗或特性。

在這些守則當中，有許多都是歸納而成的，因此在特定情境下勢必會出現例外狀況。本書無意鼓勵大家全然順從這些守則，也無意提倡組織的繁文縟節，因為「人的判斷力是無可取代的」。在碰到緊急狀況時，每個人都必須要積極進取，克服許多形式教條。然而，在許多方面來說，這些守則就像是社會的基本法，除了在某些個案身上看到的顯著特例之外，人不太可能經常違法，卻無須受罰。




第1部分 職場新人需要立刻學會的事

「最剛開始被分派的工作，無論看似何其卑微和瑣碎，你都要盡全力完成。」

許多年輕工作者認為，做些無關緊要的雜事，不但有損尊嚴，也枉費他們在大學裡所受的專業訓練。他們期望參與一些大型且重要的工作，以證明自己真正的價值。其實，你在執行最初幾項卑微任務時的態度和成效，很可能會受到密切的觀察，也許還會影響你的整個職業生涯。
偶爾，你可能會過分擔憂你的工作前景——目前的工作是否有利於達成自己的目標，或是夠不夠重要。這些當然都是很適切的考量，而且你最好也能仔細想想這些事。不過總的來說，如果你把目前的工作做好，未來就會發展順遂，才是最穩健踏實的做法。在大型企業裡，情況尤其是如此，因為大公司永遠都在網羅人才，以擔任更重要的職務。由於成功與否絕大部分是取決於人格特質、天生的能力，以及在執行任何工作時，都能充滿活力和發揮才智，因此以下的說法可是一點也不誇張：如果你把某個微不足道的瑣事做得很好，你最終的際遇將會比表現平庸的專案負責人好很多。此外，如果你不先在目前的工作上力求表現，你就不太可能有機會去嘗試更符合志趣的工作，這也是千真萬確的事。



「展現出完成工作的執行力。」

這項特質是可以在不同情境下，透過各種方法來培養的。在接下來的段落裡，將會詳細說明這些面向。不過，執行力大概可以被歸納為是由下列三項基本特質組合而成：

˙積極進取：著手開始做事的動力，以及迅速推展工作的幹勁；
˙機智或靈巧：有能力設法達成想要的結果；以及
˙堅持到底（韌性）：儘管遭遇困難、挫折或冷漠對待，仍不屈不撓的性格。
即便是各方面都很傑出的人，有時候也會因為嚴重欠缺這最後一項特質，而使得他們的工作成效大打折扣。這種做起事來不全力以赴的人，就是眾人熟知的「虎頭蛇尾者」。要不然就是會被說成是：「你不能太認真看待他們這種人；他們會在今天卯足全力推行某個構想，但是到了明天就會為了其他更瘋狂的念頭而放棄它。」因此，請牢記在心，如果說完成一件工作有任何好處可言的話，那麼完成一項工作的價值所在，或許就在於為了完成工作這件事本身。



「在執行專案時，不要被動地等待任何人——供應商、業務員、同事、上司——履行他們的承諾；你要追著他們跑，而且要時時刻刻緊迫盯人。」

許多新手以為光是提出請求或下訂單就夠了，然後就靜待商品或服務送上門來。絕大多數工作的進度，都是和勤於做後續追蹤以及加快推展工作直接相關的。加快工作進度的意思是，針對流程中的每一個步驟進行規畫、調查、推動和排疑解難。請養成這樣的習慣：每當遭遇阻礙時，都要立即設法跨越，找尋其他資源或權宜之計，以讓工作持續運轉，不致失去動能。
從另一個角度看，有些熱心過度的人偶爾會把這件事情做得太過火，讓自己變得非常討人厭，因而使得每個人都因為他們的窮追不捨而心生敵意。要小心避免對其他人要求過高。太過堅持己見和過度焦慮，對於個人利益所造成的傷害，可能會遠大於因為工作疏失所導致的損失。



「透過書面形式，確認你的指示和其他人的工作承諾。」

千萬不要只因為有人答應要做某件事，就假定對方會完成工作或遵守協議。許多人的記性都不太好，有些人則是太過忙碌，但是如果把事情寫下來，則幾乎每一個人都會極其嚴肅地看待這件事。當然一定會有例外，所以偶爾將書面副本交給第三人做為人證，也會有所幫助。



「每當被公司派去出差，無論是任何一種形式的公差，都要做好準備、貫徹執行任務，並且在返回工作崗位後仍持續追蹤，直到完成為止。」

任何一趟公差，無論是評估設計案、化解抱怨、分析問題、調查失敗原因、拜訪客戶、探訪供應商或參加商展，都值得你格外用心，以將所花費的時間和金錢花揮最大效益。雖然每一次出差都會有獨特的目的，而且你後續的追蹤工作必須做到什麼程度，也會因為每趟差旅性質的不同而所有差異，但至少在最低限度上，請務必做到：
˙規畫旅程：這絕對不只是預定交通工具和飯店而已。請將所有可能發生的狀況都考慮在內，諸如行李丟失、聯絡不上客戶、延遲抵達、交通狀況異常等等。你這趟出差打算拜訪的人，都已經特別為了你而安排他們的行程，所以千萬不要讓他們失望——務必要準時抵達，並且隨時準備上場表現。請遵守這句名言：「如果你無法準時抵達，那就提早到！」
˙為待完成的工作做好規畫和準備：在抵達目的地之前，要預先準備和發送議程。任何有待評估的資料，都要提前送達。確保一切（例如，樣品、原型、簡報）都已準備俱全。任何一場簡報，無論看似多麼不重要，都要事先演練。簡而言之，除了你自己要做好萬全的準備，也要讓你前去拜訪的人也能做好充分的準備。
˙完成手邊的任務：你未必總是能夠達成出差的使命，得到令你全然滿意的成果；結果的掌控權可能是掌握在別人手中，因而導出了截然不同的結論。然而，如果你是奉派前去完成某項特定任務——也許是分析失敗的原因，或是觀察某項使用中的產品——而且無論出於任何原因，你被分派到的時間事後證明就是不夠用，你都要留下來，直到工作完成為止。因為你沒能在出差時把工作完成，所以稍後還必須派另一個人去收拾善後，這是你的上司或是你前去拜訪的客戶都不樂見的事。
˙進行適當的後續追蹤：通常一趟看似成功的差旅，若是沒有適當的後續追蹤，到頭來可能會一事無成。善用會議紀錄、差旅報告和更進一步的溝通，讓你能夠把事情做得盡善盡美。



「養成「讓我們一起去了解狀況！」的態度。」

在你整個職業生涯中，人們一定會帶著因為你的工作所引起的各式各樣真實的問題來找你。碰到這種情況，邀請對方跟你一起去了解狀況，會是十分有效的因應之道——換句話說，就是「讓我們一起去看看！」（Let’s go see！）光是坐在自己的辦公桌前猜測起因和解答，希望藉此理出頭緒，很難稱得上是適當的做法。在能夠解決問題之前，你必須要有充分深入的了解；而由於有些事情若是僅憑想像，乍聽之下可能會太過複雜和難以捉摸，因此唯有透過第一手的直接觀察，才能得到這樣的洞察。 



「不要害羞，大聲說出來。要勇於表達意見，推銷自己的想法。」   　　有太多的新進員工認為，他們的工作就是聽命行事。當然，有時候保持沈默確實是行事謹慎的明智之舉，但是一般而言，當你能夠有所貢獻時，就要勇於表達自己的觀點，這會對你大有助益。一個安靜又膽小的人，一句話都不說，通常會被看成是沒有想法，所以無話可說。 通常如果大家都沒把握該如何處理某件事，問題就會落在怎麼挑出較可能成功的方案。這時候，第一個大聲說出明確而且看起來合理的提議的人，就會有過半的成功機率取得主導權，唯一的條件就只是提議必須明確，而且看起來有道理。（所謂「最棒」的計畫，通常無法在事前就知道。）還有一種情況則是，對專案內容侃侃而談、信心滿滿的人，就會獲派去完成該項專案。如果你不想爭取那份工作，那就什麼都別說，而你一定會被略過，但是等到要指派更重大的職責時，你勢必也會被跳過。 


「不要忽視這個不變的真理：你的直屬上司就是你的「老闆」。」   　　這條守則聽起來再簡單不過，但有些人就是永遠無法領會。當然，你可以說你是為了社會、公司、部門、專案團隊、專案領導人、家人和你自己而工作——但其實你主要是為了你的上司而工作，也是透過你的上司而工作；這個上司，就是你要直接上報的主管。 　　你也必定會碰到衝突，例如被指派到某個專案團隊，而專案負責人的要求非常嚴苛；公司的某位高階主管下令要你完成某項任務等等。當發生這種情況時，請回到先前提及的守則：與你的上司討論這件事。每位主管的工作之一就是解決衝突，你的上司也包括在內。 　　通常，認定你的上司就是擔任你的主管的合適人選，你反而能夠把所有事情做到最好。年輕人滿腔熱忱，亟欲大展身手，因而忽略、甚至僭越他們的上司，並不足為奇。有時候，這麼做確實可以把進度加快一點，但是用不了多久，他們遲早就會發現，大型組織並不會縱容這種做法。一般而言，你根本躲不開評估你績效的上司，因為他或她會評量你的許多面向，包括你與他人合作的能力在內。除此之外，我們多半是在能夠向上司展現出最起碼的個人忠誠度，同時感覺到我們是在協助上司完成重要的工作時，才會從工作中獲得更大的滿足感。
 
  「與顧客和外部人士往來時，切記你是代表公司，在別人眼裡你負有全部責任和職權。」   你可能才剛從大學畢業幾個月，但是在所有交易裡，大多數的外部人士都會把你視為你公司的法務、財務和技術代表，所以在做出任何承諾時，都要小心謹慎。