公司不需要不懂簡報的員工：58個技巧，讓你成為搶手人才

〈能運用在任何工作的萬能技巧〉

現在這個時代，速度才是職場最重要的命脈。「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方，請對方立即採取行動」逐漸成為必備能力。

一般人對於簡報的印象，都是在幾十人或幾百人面前報告，例如新產品發表會或商品說明會之類活潑的場合，在顧客面前充滿自信地宣傳自己公司的商品，引起他們的興趣。

但簡報並不是只能使用在這種大規模場合的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」，無論是向主管報告目前的工作成果，還是在會議中提出自己的意見等，全都可以運用簡報技巧；反過來說，簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。在過去，簡報雖然是屬於管理、企畫或行銷相關職務的專業技巧，但現在即使對一般員工來說，也已經成為理所當然的必備技能。

＊不能再靠默契推展工作＊

過去業務上往來的人很少，如果不用多說什麼，就能理解彼此的想法、展開行動，那也挺不錯的。但現在必須和各式各樣的人一起推動龐大的計畫，有很多機會與價值觀各異的人們合作，也就更有可能造成「說了」「沒說」「聽到」「沒聽到」等誤會和糾紛。

工作上的溝通不能只靠默契，必須清楚地表達出來。尤其是「傳達自己的想法和意見，使對方理解、展開行動」的簡報力，更是工作所必須追求的能力。

＊對方對你的評價取決於簡報力＊

主管或客戶對你的評價，將由這些日常簡報決定。

不管我們對今天的工作表現有多滿意，頂多只是自我滿足而已。如果不把「自己做了哪些事」「未來打算做什麼」傳達給其他人、獲得他人的認可，就無法加薪，更不可能升職。

當然，成就感和滿足感很重要，但除此之外，如果無法獲得來自他人，尤其是主管的評價，對上班族來說，是沒有意義的。

以兩個同期進入公司的業務員A和B為例，即使兩人的業績完全一樣，但是B會清楚讓主管看到自己的工作成果，並做出有條理的報告，因此能獲得較高的評價。開會時也一樣，A在會議中往往一言不發，而B的發言雖然不一定切中要點，卻仍不斷提出自己的主張。周圍對兩人的評價當然也會有所不同。

對上班族來說，這種宣傳公司商品、展現工作成果、提出意見的技巧，已經算是必備技能；當然，並不是這樣就能打遍天下無敵手，但想要獲得相應的評價，還是需要培養出簡報力。

這麼一來，就能成為領先對手一步的商界人士。

〈嚴守時間　獲得信賴的必備條件〉

＊不可讓準時的人等待＊

「人還沒到齊，所以我們再等五分鐘，簡報從十點五分開始。」

各位是否參與過這樣的活動或講座？這種事雖然常常發生，但在自己的簡報中，一定要避免這種狀況。

簡報必須嚴格遵守時間限制。無論如何，開始與結束的時間就連一分鐘也不能延遲。觀眾為了聽你的簡報，撥出寶貴的時間，所以說什麼都不能為了遲到的人浪費。

「雖然人還沒到齊，但已經到了預定的十點鐘，我們就開始今天的講座吧。」

請果斷地這麼說，並開始簡報。

＊時間分配也是簡報能力之一＊

除了要準時開時，也要準時結束簡報。

「雖然已經稍微超過預定時間了，但最後請再讓我說一件事。」

這句話也是常聽到的說詞，但這卻是講者絕對不能說出口的話。因為這等於告訴觀眾「我沒有控制時間的能力」，也就等於講者宣告自己的失敗。

進行簡報時，常常一不小心就會過度投入，這也想講、那也想講，使得簡報很容易超出原本預定的時間。儘管如此，還是務必要準時結束，能在時間到之前結束更好。毫無疑問的，觀眾一定歡迎講者這麼做，而且還會覺得這是一場不錯的簡報。因為對觀眾來說，坐著聽別人說話本來就是一件很累的事。而且有些觀眾說不定還在簡報結束後安排了其他事情。

此外，像競圖比賽之類有許多講者參加的簡報場合中，絕對不能有「因為前一位講者超過時間，所以自己稍微超過一點也無所謂」的想法。即使你的簡報只延後一分鐘，一樣會帶給下一個講者與主辦單位困擾；當然，對觀眾來說也是很困擾的事。

〈把握自我宣傳的絕佳機會　成為獨當一面的部屬，獲得主管信任〉

對主管來說，評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說，就是「不但能獨立行動、做出成果，還能主動把需要主管確認、批准的事項，確實跟主管『報連商』的部屬。」

只要能夠巧妙運用「報連商」技巧，主管對你的評價就會提高；如果你的目標是更上一層樓，當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。

其中，「在何時」，也就是「時機」是最重要的一點。基本上，主管都很忙，因此把握時間在主管想知道的時候，簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。

這時，就需要應用簡報技巧。

＊報告＊

「報告」指的是通知（提出指示的）主管工作進行的狀況、經過和結果等等。部屬如果需要獲得新指示，以便進入下一階段，也必須進行這個步驟。

這時，你的主觀想法與意見也能成為參考。

「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時，雖然花了一點時間，但是在△△先生（小姐）的幫忙下，得以順利結束。不過，我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」

＊連絡＊

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊，這時就不能摻雜你的主觀想法和意見。

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行，因此，請在早上十點到作業室集合。」

＊商量＊

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時，向（提出指示的）主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管，也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。

「關於於第四階段業務中的○○，我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議？」

＊「報連商」簡報＊

我認為，像這樣的「報連商」，應該在每天的工作中進行。同時，也請你在報告和商量全部結束後，偶爾試著向主管提出建議。

這時也有一個巧妙的方法，既可以稍微捧一下主管，又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時，也把最後的選擇權交給他。

「在減少客訴的策略方面，我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好，但還是想聽聽經理的意見。」

〈說話順序：結論→理由→意見　一分鐘內傳達重要事項的技術〉

跟主管「報連商」時，必須把話說得簡潔、易懂、有條理，因此最好能依照「結論→理由→意見」的順序，把話組織得比前面介紹的「PREP」法更簡潔。

報告時，請順著這樣的流程：「結論是○○○⋯⋯理由是○○⋯⋯我的意見則是⋯⋯」

結論：「經過評估後，我們認為A公司是最佳選擇。」

理由：「A公司的性價比遠比其他公司高。」

意見：「不過有一個疑慮。那就是○○。」

某些情況下，也可能只講結論和理由就結束了。

請依照「結論→理由→意見」的順序完成工作報告。也就是說，如果有五件事情需要報告，就必須重複五次這樣的程序，而且請務必等到一件事情報告完畢後，才接著報告下一件事。

＊將要報告的事情「分成三項」＊

把要說的事情歸納成三項，就能讓你的話更有條理，也更清楚易懂，而且這種方法能有效地用來敘述結論後的理由。例如：

「我們之所以認為A公司是最佳選擇，有三個理由。」

一開始就宣告理由有三個，如此一來，主管就有接下來「會聽到三個理由」的心理準備。

然後再接著說：

「第一點，性價比遠高於其他公司。」

「第二點，售後服務很完善。」

「接著是第三點，該公司取得業界第一名的成績。」

像這樣，一開始就宣告「理由有三點」「重點有下列三項」「我有三件事想報告」，接著再一一說明，而「三」這個數字將成為關鍵。

因為將內容整理成三項是最剛好的，無論對報告者或聽取報告的人來說，濃縮成三項是最容易記住的。

〈順序為：目的→指示→期待效果　以部屬能夠接受的順序指示〉

現在已經不再是強迫部屬服從、光說「不要抱怨，做就對了」他們就會聽命行事的時代。即使部屬看起來很聽話，也只是表面上做做樣子，並不會認真處理工作。

「人不會採取自己覺得不合理的行動。」這是交辦與指示時應該留意的重點。

＊說明目的＊

明確告訴部屬「為什麼要執行這項業務」，讓部屬理解到底是為了提升客服品質、提高業務效率，還是加強他們的能力。換句話說，也就是「賦予意義」。

「為了提升客服品質，我們必須加入○○服務。所以⋯⋯」

「為了之後能讓你升上主任，需要加強你的管理能力。所以⋯⋯」

＊給予任務或指示＊

說明目的後，接著再說「所以⋯⋯」，給予部屬任務或指示。

「為了提升客服品質，必須加入○○服務，所以想拜託你去開發，看你的了！」

如果是能夠舉一反三的部屬，只要跟他這麼說就可以了，但事情沒有這麼簡單。就現實而言，如果給部屬的任務或指示這麼簡略，不但無法掌握業務內容，也很容易陷入進退不得的狀態。

所以，請參考以下例子，給予清楚的任務或指示。而交辦任務時，也必須清楚地傳達期限、事項、該怎麼做等事項。

「所以我想拜託你去開發，希望能在一個月內完成。首先請你在三天後提出你想實施的新服務草案，並且跟我討論，再整理成具體方案。之後，再根據這項方案進行開發作業就可以了。」

＊告知期待的效果＊

告知部屬任務完成後希望能達到的成果，讓他們對目標有清楚的想像。

「如果能提供新服務，客戶想必會很開心，未來甚至有可能成為我們長期合作的對象。這全都會是你的功勞，好好做吧！」

像這樣，讓部屬看見期待的成果，也能提高他的熱情。

＊不斷重複＊

我們常會出現似聽非聽、似懂非懂的狀況。為了避免部屬搞不清楚：「咦，您的指示是這樣嗎？抱歉，是我搞錯了。」身為主管，必須反覆傳達相同的事情。此外，最後也請部屬複誦任務或指示的內容以示確認。

「那麼，為了確認彼此的理解都沒有錯誤，請你複誦一遍今天的任務與指示的內容。」