效率10倍的萬用手冊工作術

【前言】
正確使用萬用手冊，任何人都能提升十倍工作效率

你可以用比以前快十倍的速度，完成比目前的量更多的工作。
一聽見這句話，許多人肯定會認為「那是不可能的」「我絕對辦不到」。
可是，如果有方法可以將這個不可能化為可能的話呢？

本書要向各位介紹的某種「工具」，就能幫你解決關於：工作太多、每天手忙腳亂、感到忙碌卻缺乏成就感等等一切煩惱。
你或許會反駁：「我的工作量太大，任何方法都沒有效果。」但事實真是如此嗎？請仔細回想自身情況，並回答以下問題。

．你工作前有沒有規畫每日行程表的習慣？
．你有沒有使用待辦事項表（to-do list）？
．對於「間隔時間」，你有沒有安排特定工作？
．對於每週的工作，你有沒有設定優先順序？
．對於完成度八成即可的工作，你是否花費必要以上的時間？
．你是否確實掌握自己的「黃金時段」？
．你有沒有對小工作定下完成期限？

只要你有一題的答案是否定的，就得小心了。
你絕對不是「工作量太大」，問題在於你工作的「執行方法」和「規畫方式」。
你絕對有提升工作效率的潛力。
如果你的答案統統是肯定的，或許真的可以考慮減少工作量。
話雖如此，你目前採用的方法說不定還有改進的空間，不妨先閱讀本書內容，想想能否改善現行方法。
我再重申一次，任何人都能提升工作效率。
不過，我要說的不是「單純提升作業速度」的技巧。
假設你成功加快了「作業」的速度。
歸檔的速度、輸入的速度、閱讀文件的速度、移動的速度……可是，只是如此的話，你終究還是手忙腳亂，被工作擺布的窘況依然不變。

這是為什麼呢？
假設你成功加快了作業的速度，工作比以前更快結束。到此為止都很順利，但問題是多出來的時間也不可能在發呆中度過，新工作於是填補進來。
結果，你到頭來還是一樣手忙腳亂。
所以，速度再如何加快都無濟於事。工作成績也許比以前亮眼，可是遠遠不及本書「提升十倍工作效率」的終極目標。

就算有可能十秒跑完一百公尺，要兩秒跑完終究是不可能的任務。
同樣的道理，作業速度再快，仍舊有其極限。
是故，單純「提升作業速度」，並非提升工作效率的主要手法。

其實還有其他方法，讓我們無須勉強，就能在短時間完成工作。
而該方法所使用的工具就是「萬用手冊」。不過，本書所要傳授的不止是如何規畫行程。
本法並非單純的時間管理術，更重要的是要教你如何掌握：目的意識、問題意識以及整體發展等。此外，它不能停留在大腦思考，必須加以「視覺化」。
那麼，接下來就容我向各位介紹，如何利用「萬用手冊」讓工作快轉十倍速。

二○○八年二月
松本幸夫

第1章　大幅提升效率的「萬用手冊工作術」基本功
06　公私不分

◎ 工作和私生活都是人生的一部分
以前在時間管理的世界，「工作」和「私生活」是徹底劃分的兩大領域。
因此，這類管理術都詳盡闡述下班時間的使用法、假日的使用法等。
同時，也十分強調在工作之外，擁有個人「畢生事業」的重要性。
這類管理術的理念就是——「工作」和「私生活」是不同的。
此外，近來常常聽到「公私平衡」（work-life balance）這個詞彙，其中依然殘留區分工作和私生活的想法，又或者它只是將工作和私生活換成另一種說法而已。

我身為時間管理顧問，力倡不區分「工作」（work）和「私生活」（life）的方式。
簡單說，私生活和工作都是「人生」的一部分，同樣都在花費時間。
所以，我向來鼓吹「在萬用手冊上同時記錄私生活和工作」。話雖如此，這並不代表我贊成員工利用工作時間玩樂或準備考試。
請各位透過以下所舉的例子，理解我想傳達的重點。


◎ 如何將私生活融入工作
這方面將在第三章詳細說明，總之，我建議各位把五分鐘、十分鐘這種間隔時間可以做的事情整理成﹁待辦事項表﹂，記在萬用手冊裡隨身攜帶。
這並不是一天的行動表，純粹只是專門用來消化間隔時間的列表。
間隔時間如果什麼都不做，一般不是發呆，就是翻翻手邊的週刊，不知不覺地任時間流逝。
可是，有了這個待辦事項表；因為可以隨時檢視，有些事甚至可當場解決。

間隔時間去打柏青哥就有點太超過了。 
不過，趁工作外出之便買書、預約看診這類瑣事，應該算得上是容許範圍內的私事。
比起發呆，將待辦事項整理成表，並迅速處理表列事項，就能大幅增加可以運用的時間。既然這些都是非做不可的事情，終究還是得花時間。



◎ 可同時瀏覽工作和私生活的萬用手冊
我前陣子接受雜誌採訪，說明關於萬用手冊的使用法。
對方偶然問及哪種型式萬用手冊比較好的問題，我回答：「不分公私，可同時瀏覽的型式最好。」

於是，工作人員找到週六和週日也跟平常一樣印有鐘點格線的萬用手冊。
萬用手冊的格式多半將工作和私生活分開，那本萬用手冊的行程表則不然，週六、日的欄位跟平常工作天的「工作時間」相同，尺寸既沒有特別小，也沒有省略鐘點格線。
我當時告訴工作人員：「採訪文章要貼樣本照片的話，這種就很不錯。」

至於我目前的課題，則是在摸索諸如研修課程這種「工作時間」內，私事的容許「基準」或「限度」。
幸運的是我每年要舉行約莫一百次的時間管理研修課程，相信不久的未來就能向各位報告我的實驗結果。

雖然每間公司的容許範圍都不一樣，不過只要摸索出公司的「基準」，工作和私生活就能更加緊密融合。


07 萬用手冊必備三種活頁表

◎ 第一，要有「行程」活頁表
前面概略介紹過時間運用的基本功，接著要檢視迅速執行工作所需的「萬用手冊」。
詳細的萬用手冊使用法將從第二章開始說明，故本章只討論「萬用手冊的型式」。

我基本上是把萬用手冊視為「大腦的延長」「大腦委外（outsourcing）」。
工作也是，公司內部忙不過來時，就會「委外」。
而人類大腦的記憶力當然有其極限。
如果所有的約會，乃至於變更內容都能謹記在心，那當然最好不過。

然而，事實上是不可能的。就連寫在萬用手冊裡，都不免發生重複記錄或漏記的情況。
更何況要是沒有全部寫下來，工作絕對無法順利進行。
因此，首先不可或缺的就是「行程」活頁表。