引導者的工具箱：帶動會議、小組、讀書會，不怯場更不冷場！

第1章　【入門工具箱】基本技巧

【破冰遊戲Ⅰ】與初次見面的人熱情交談！

使用時機！
與初次見面的人共同參加研習或進修時使用。對於怕生的人而言，就算只是介紹自己的興趣和經歷，也會叫人不知所措，腦中一片空白。針對這樣的時刻，介紹各位能夠一改現場氣氛的獨特工具。

可使用的工具
★捏造的自我介紹
（所需時間：每人5分鐘；人數：～10人；事前準備：A4紙）
1. 回顧自己的人生，找出三個想與人分享的小故事，並將關鍵字大大的寫在A4紙上。不過，三個故事中有一個是假的；
2. 將寫著關鍵字的紙張呈現在大家面前，以三分鐘的時間做自我介紹；
3. 自我介紹完畢後，請所有人投票選出假的故事。

從出生時刻開始回想，一定會有印象深刻的故事。請仔細回想。為了找出捏造的故事，要預留詢問時間，這樣就會炒熱現場氣氛。

★介紹同伴
（所需時間：人數×10分鐘；人數：5～10人；事前準備：無）
1. 與不認識的另一人組成一組；
2. 每人有五分鐘的時間訪問同伴；
3. 向全員介紹同伴。

介紹的方式加上一些特殊條件的話，也很容易炒熱氣氛！
範例：
．以「○○○是全世界最△△的人」開始
．極力稱讚
．加入有趣的習慣

★熱衷事物
（所需時間：每人30秒；人數：10～20人；事前準備：A4紙）
1. 人數多時可以分為幾人一組；
2. 請每人舉出三項自己熱衷的事物，並大大的寫在A4紙上；
3. 將紙張呈現給小組的成員看並說明內容；
4. 從小組中選出一個最佳的熱衷事物，然後介紹給其他小組。

依照每個人寫下的熱衷事物，將擁有相同興趣的人編為一組，這樣也很有趣。


【破冰遊戲Ⅱ】臉部猜拳，一決勝負！

使用時機！
即便是單純的愚蠢遊戲也能緩和參加者間的尷尬氣氛。在此介紹一個宣稱可以「透過使用僵硬的臉部肌肉來活化頭腦」的遊戲。

工具的使用方法
1. 兩人一組，面對面站立；
2. 說明猜拳的規則；
．石頭：將臉部肌肉往中心擠
．剪刀：收縮嘴唇並嘟嘴
．布：張開嘴大笑
3. 訂出三次決勝負等規則，兩人進行臉部猜拳。

使用範例
在一個都是二十～三十多歲企畫人員的會議上，為了打破僵硬的氣氛，引導者提議玩遊戲以打破僵局。
「現在，為了在會議上激發更多創意跟想法，必須先做一件事。首先，請各位找好同伴，兩人一組。由於我想進行一場表情豐富的會議，所以要做臉部運動。想請各位玩臉部猜拳的遊戲。猜拳的方法是……」

靈活運用的訣竅
．在比較年輕的團體中，請試著利用這個遊戲打破僵局吧。不過如果會議中有比較年長的高階主管，可能就比較不適用。
．在派對中也可作為餘興節目，像是每人出一百元進行淘汰賽。現場氣氛一定會非常熱絡。


【基本規則】一開始先訂出規則，對話自然會變得容易！

使用時機！
不太順利的會議現場，例如難以發言的氣氛，或是高分貝人物的存在等，這些都是其來有自的。解決這些狀況的方法是先訂出基本規則。在會議開始進行之前，全員一起決定基本規則。把它貼在顯眼處，對話就容易進行多了。

工具的使用方法
1. 在會議開始進行之前，提議由大家一同訂出基本規則，並請與會者提出建議；
2. 引導者以簡單易懂的方式條列規則；
3. 當提議的規則到達一定數目之後就結束。全員重新檢視清單，確認每項規則都得到所有成員的認同；
4. 將規則清單張貼在每個人都看得見的地方。

使用範例
在某家連鎖飯店的研討會上，大家都意識到那位高分貝的主管也會來參加研討會。因此，引導者為了塑造出每個人都能自由發表意見的環境，提議先訂出研討會的基本規則。例如「不要在意上下的階級關係，所有成員都以『同輩語氣』發言」「違反基本規則的人會收到一張黃牌警告！拿到三張黃牌的人要請大家喝果汁」等等。引導者以黃色的便利貼代替黃牌使用。如此一來，就能在笑談中坦率的交換意見了。

靈活運用的訣竅
．如果大部分的人不清楚基本規則的意義，引導者就要在事前準備好基本的規則清單，然後再請成員補充幾項規則即可。如範例中使用黃牌警告違反規則的人，以玩笑的方式督促成員遵守規則，就可以避免衝突發生。
．如果成員不習慣的話，可以減少規則的數量。


【休息區】這樣討論就不會離題！

使用時機！
會議中總會出現一些與討論主題無關的意見，如果放任不管，討論的方向就會脫軌。這時，就算說出離題意見的是高層主管，只要利用「休息區」，就可以輕鬆讓討論返回主題。

工具的使用方法
1. 在牆上貼一張道林紙，寫上大大的「休息區」三字；
2. 當討論出現離題的意見時，取得發言者的同意後，先暫時將意見寫在休息區上，然後回到原來的討論主題上；
3. 會議結束時，討論記錄在休息區上的意見該如何處理。

使用範例
在某家公司的業務企畫會議上，業務部長突然開口：「雖然我要講的內容有點離題……」然後開始談起明年度的電視廣告企畫。確實這與今天的議題有點關連，不過卻脫離討論主題。而且連業務部的課長也開始發表自己的意見。這時，主持會議的笛吹便在牆上另外貼一張道林紙，並在紙上大大寫著「休息區」三字，底下寫上部長的意見。「由於部長的意見相當珍貴，我先寫在這裡以免忘記。這樣可以嗎？」得到部長的首肯之後，笛吹順利引導會議回歸討論主題。

靈活運用的訣竅
會議中總是會出現不斷重複相同意見的人，這時休息區也可以充分發揮功用，阻止這樣的現象持續發生。當此人又開始舊事重提時，只要敲敲休息區上的紀錄，提醒對方注意就可以了。


【腦力激盪】這樣做就可以順利進行腦力激盪！

使用時機！
腦力激盪本來應該是不帶批評的不斷提出新創意。不過，曾幾何時卻變成創意批判大賽。相信很多人都遇過這種情況。這時就是引導者發揮高明手腕的時候了。

工具的使用方法
1. 會議前通知每位成員討論主題，並要求成員將自己的想法寫在大型的便利貼（A5大小）上，一張便利貼寫一個想法（一人寫十個以上）；
2. 訂出不抹殺寶貴想法的基本規則，並將基本規則貼在醒目的地方；
3. 將參加者所寫的想法貼在牆上，進行簡單的說明；
4. 全員聆聽說明時，一定要給予正面回應，如「不錯喲」「很棒」等；
5. 如果覺得某個想法沒什麼價值，可以加以補充，如「這樣做的話或許會更好一點」；
6. 利用他人的想法想出更好的創意。

使用範例
在某個非營利組織的理事會上，針對明年度的活動正在進行腦力激盪。腦力激盪一開始不久馬上變成批判大會：「這個不行啦，要叫誰去做呢？」「行政手續也很複雜……」因此，引導者暫時先中止腦力激盪。請每位理事在下次開會之前各寫出十個想法，並訂出基本規則，然後重新進行腦力激盪。

靈活運用的訣竅
．「沒有價值的創意也可以刺激他人的想法。」請如此明白的說出來吧。
．一千個想法中只有三個好創意。所以平常就要不斷思考，並養成記錄的習慣。


【親和圖】利用編組激發創意！

使用時機！
想要蒐集大家的想法，並從蒐集來的想法找出更新的創意時，親和圖是最適合的工具。不過要注意使用方法，有時候不小心就會搞錯……

工具的使用方法
1. 在大家都看得到的白板上寫出討論主題；
2. 在限制時間內，請每位成員將想法寫在便利貼上，一張便利貼寫一個想法；
3. 將便利貼貼在牆上，讓大家都能夠看清楚；
4. 貼好之後，確認每個想法的真正意思，並將類似的想法歸納為一組；
5. 替歸納好的組別命名；
6. 重複2～5步驟。

使用範例
主題為削減經費。山田企畫部長集合所有相關人員並利用親和圖蒐集想法。把「減少辦事處」「撤除董事室」等歸納為「重新檢視辦公室的租賃費用」之後，「增加衛星辦公室」「搬遷到租金便宜的辦公室」等想法也陸續出現。「利用Skype就可以不用支付電話費」「利用電話會議以減少出差次數」等分為一組之後，又產生「利用IT工具就能直接到工作現場，不用進辦公室」「以SNS代替日報」等想法。這時，討論已經超越單純的削減費用，而成為討論新型的工作型態了。

靈活運用的訣竅
集合意思相近（具有親和性）的想法時，要小心不要以「人事方面」「業務方面」等既有的概念進行機械式的分類。以不同於以往的分類方式進行分類的話，不僅可以從中找出新的意義，同時也可以增加新的想法。這是親和圖的有趣之處。


【目標樹】共有目標，提高團隊工作的力量吧！

使用時機！
如果只面對部門的總體目標，團隊中的個人目標將會被忽視，因而提不起工作幹勁。目標樹能夠讓全員共有一個目標，同時也往下深入，將共同目標分散為中目標→小目標，也就是將共同目標落實到個人目標。

工具的使用方法
1. 明白表示全員應達成的數值目標；
2. 徵求參加者的意見，以樹狀圖表示達成目標的方法；
3. 重新檢視目標樹，確定沒有遺漏、重複，或是與目標矛盾之處。在樹狀圖的枝葉上設定目標值；
4. 徵求負責人，並記下負責成員的名字。

使用範例
某家機械製造廠宣布公司的成長目標為提升10％的營業額。這次不再像往常一樣，只仰賴個人的知識、技巧，而是希望能夠活用團隊力量來進行業務活動。於是，公司集合所有相關人員製作目標樹。本來將總體目標分為：開發新客戶增加7％的銷售量、追蹤舊客戶增加3％的銷售量。不過這樣的數字非常緊迫，因此分別改為8％和4％。為了達成目標，全員都有各自應該負責的行動。

靈活運用的訣竅
．透過全員共同製作目標樹的活動，產生團隊精神。
．將大目標打散，分散為每個個人的小目標。
．個人的目標也能夠進行測量。
．一個月檢視一次目標樹。
．回顧平常的行動是否與目標緊密連結。


【4W1H】養成會議結束前再次確認行動的習慣！

使用時機！
確認會議中決定的事項或行動時使用。只要養成「以4W1H結束會議」「例行會議一開始時先確認上回會議的4W1H」習慣，團隊的運作就會產生節奏感。

工具的使用方法
1. 從5W1H中去除Why，製作一張項目檢查表；
2. 在會議中一邊填表一邊進行討論；
3. 4W1H中，以Who（誰？）、What（什麼？）、When（何時完成？）最為重要；
4. 下次會議開始時，先確認這次的4W1H之後，再開始進行會議。

使用範例
這是一場董事、部長都出席的會議，當然，討論的內容都集中在他們在意的課題。擔任會議主持人的木村為了不讓討論變成董事面前的表演，於是再度確認：「所以這件事決定採取○○行動（What），對吧？」並將行動內容一一寫在白板上。「○○行動由誰（Who）負責呢？」「那麼，山田你何時（When）可以完成呢？」像這樣，一邊詢問參加者，一邊進行會議。下週的會議進度就從檢視這個項目清單開始。

靈活運用的訣竅
使用4W1H時，大家都看清楚書寫內容是很重要的。可以寫在白板上，也可以打開相關人員的電子郵件，將該頁放映出來，同時輸入內容。會議結束後就可以立刻傳送給相關人員，更加快會議的進行速度。


【專欄】　引導技巧的小工具、大工具

使用引導技巧時，可以利用各式文具用品以達到共有知識的目的。白板、道林紙、圖釘、膠帶、磁鐵等當然很好用，不過最近市面上出現了許多更方便的文具用品。以下介紹「引導者的工具研究會」推薦必備的大、小工具。

★自黏大海報
把它想成長76公分、寬63公分的大型便利貼就行了。可重複撕貼使用，輕鬆黏貼、撕下，不必擔心會傷害牆壁。
將討論的內容寫在海報紙上，貼在大家都看得到的地方。或許有人會認為這不是什麼大不了的事，不過這動作對於會議的後續發展相當重要，也會帶來意想不到的腦力激盪。

★便利貼
一般人可能習慣使用76mm×127mm的便利貼，不過，最近3M公司也有販售A5（148mm×210mm）大小的便利貼。如果將這種尺寸的便利貼貼在牆上，即便是在遠處也很容易看到書寫的內容。

★麥克筆
書寫於貼在牆壁的紙張上時，會擔心油墨印在牆上。不過如果使用水性麥克筆就沒有這方面的疑慮。「引導者的工具研究會」建議使用三菱鉛筆公司出產的Prockey彩色麥克筆。不僅墨水不會透過紙張，也沒臭味，還有多種顏色可供選擇。建議可準備八色一組的麥克筆備用。

★數位相機
舉辦一天的研習課程，有時需要用到二十～三十張的海報紙或道林紙。記錄這整面牆的內容是一件辛苦的工作。以前引導者或助理總是拚命抄寫，或是輸入電腦裡。不過，現在可以利用數位相機清楚記錄會議內容。比起不知道日後會不會用到卻還得抄寫內容，現在只需按一下快門就好，真是太方便了。還可以在電腦上自由放大縮小，細微部分都能看得很清楚。有的數位相機也具備修正歪斜功能，不過最近好像停產了（拜託廠商趕緊重新生產吧）。手機的攝影功能也非常有幫助。

★計時器
「請在三十分鐘之內做出回答。」像這樣規定在一定的時間內討論議題，與會者就比較容易集中精神討論。這時有一個非常好用的工具，就是計時器。時間到時可利用聲音、光線或振動的方式通知。Dretec或SATO等公司出產各種約一千日圓可買到的計時器。還有更方便的是電腦畫面會出現倒數計時的軟體。進行研習時，只要將電腦畫面放映在大型螢幕上，參加者就可自行掌握時間了。

★作戰室
會議室不僅僅是會議室，也是作戰室。房間內窗戶不多，四面牆可以貼滿紙張或放映電腦畫面。最近市面上有可當成隔間壁板的白板，可以利用這種壁板圍出各種大小的空間。在適合展開「地面戰」的房間（角落）一邊在牆上書寫，一邊進行討論，可以避免口頭談論的「空戰」。寫下來的內容或許必須保留一陣子，所以嚴禁非相關人員進出。若是要進行數日的討論的話，這樣的安排非常方便。