一分鐘講清楚：從此不再被問「你到底想說什麼？」

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以為自己講得很清楚，別人卻一頭霧水的原因

努力說明了老半天，對方卻反應：「所以你到底想說什麼？」

以為自己講得很清楚，別人卻根本沒聽進去。

「我說過了」，對方卻回「你哪有說」。

你有沒有遇過覺得自己講得很清楚，對方卻聽不懂而感到很困擾呢？

資訊的傳遞方和接收方之間的認知落差，究竟是怎麼產生的？

這種困境大多是因為，資訊傳遞方過度信任和期待接收方的理解能力。

每個人的價值觀和前提條件，會因為不同的人生經歷而有所不同。所以你腦袋裡想的東西和感受，不說清楚，別人是不會明白的。

請你做一件事情。

「準備一張A4紙和一枝筆，在紙上畫一個圓。」

好，你畫出來的圓長什麼樣子呢？

你畫出來的圓，符合我期待的機率，恐怕近乎為零。

講話簡潔有力是好事。

但我剛才的說明方式，沒有正確地傳達最低底線的必要資訊，例如：圓的大小、畫的位置和顏色。

畫圓的時候，不知道要畫在哪個位置；或是沒辦法向指示方確認，很無奈只好按自己意思畫的人，傾聽能力都很高。

但大部分的人聽到「請準備一枝筆」，大多會直覺地認定對方講的就是黑色的筆。

然後毫不猶豫用黑色的筆，在紙的正中央畫圓，而且還畫得很大，幾乎把整張紙都占滿。

假如這種情況出現在職場上會怎麼樣呢？

是不是很有可能會產生巨大的損失？

比方說，原本想進十個單價兩萬日圓的貨，對方卻送來一百個，這樣是不是會嚇死人？

但進貨的廠商是做批發的，一次賣一組，一組有十個。

跟廠商東拉西扯講了老半天，最後隨便一句「那我買十份」，廠商誤以為十份是十組，送來全部一百個的貨也不奇怪。

假如是人命關天的醫療或交通相關工作，溝通不良造成的影響，恐怕更難以想像。

這不是賠一筆巨額費用就可以解決的。

「以為自己講清楚了，對方卻一點也不明白」的情況，其實非常危險。

 

範例1
講越多，對方越沒耐性 

常見的錯誤範例

下屬：「課長，前幾天不是天氣突然變差、下大雨嗎？那天附近有活動，多虧那個活動，我們餐廳擠滿了人，店門口排了十幾個人。在那麼忙的時候，卻有客人來問，這道菜用什麼食材？」

課長：「所以是客訴嗎？」

下屬：「不是不是……因為我不知道詳細有哪些食材，所以跟菜單管理者確認。確認完後，又有其他客人問其他菜的食材。所以我想說，可以在菜單上標示，方便客人確認。」

課長：「唉呦，原來是提案。你一開始先講清楚嘛……」

方法1
一開始就開門見山，說清楚接下來想講什麼 

被認為講話不清不楚的人，大多是按時間順序想到什麼講什麼。

像剛才的例子，站在課長的立場，一開始恐怕會以為下屬只是在跟他聊天氣。

如此一來，聽者的大腦會從天氣聯想到跟自己相關的場景。

「話說回來，那天下雨，洗好的衣服曬在陽台沒收進來，回到家之後又重新洗了一次。今天天氣看起來也不太好，出門前真該看一下氣象預報。」

「那天我以為從中午開始會變暖，結果衣服穿太少，今天應該要多帶一件毛線衣才對。」

「好在那天有記得帶傘，所以沒有淋濕。」

像這樣，聯想到的畫面會妨礙聽者的注意力，使人無法集中精神聽說話者接下來要講的事情。

這次課長以為是有客訴，聽到一半跟說話者確認，但有時也會遇到聽者不做任何確認，先入為主地誤以為對方講的就是客訴的情況。

最後被無關的內容牽著走，而忽略了最重要的內容──也就是說話者的提案。

就算聽完對方說話，也很容易因為不知道對方到底講什麼，而備感壓力。

在那種感到壓力、不耐煩的情況下，本來應該很受歡迎的提案，恐怕也無法獲得採納。

實際上，我曾在研習營問過大家：「什麼樣的表達方式會讓你感到壓力？」回答「不知道對方想表達什麼」的學員占了絕大部分。

所以講話的時候，請在開頭先用一句話告知大家「你到底想講什麼」。

這句話，是你想講的各種內容中「最重要的部分」。

請想想看，假如有人請你用一句話說清楚講明白，重要度最高的會是什麼？

你想說的是提案？報告？還是商量？

用一句話說明最重要的內容來起頭，對方就會把你接下來講的話，跟一開始點明的主題連結在一起。

「課長！我有個提案，我想讓客人知道菜單使用了什麼食材。」

只要開頭一句話講清楚，課長就會把你接下來講的跟提案連結在一起。

開頭一句話點明想說的重點，別人就不會搞不懂你想說什麼，也不會問你：「所以你到底想說什麼？」

優秀的參考範例

下屬：「課長！我有個提案，我想讓客人知道菜單使用了什麼食材。前幾天不是天氣突然變差、下大雨嗎？那天附近有活動，多虧那個活動，我們的餐廳擠滿了人，店門口排了十幾個人。在那麼忙的時候，卻有客人來問：這道菜裡面用了什麼食材？因為我不知道有哪些食材，所以跟菜單管理者確認。確認完後，又有其他客人問其他菜的食材。所以我想可以在菜單上標示食材，方便客人確認。」

 

範例2
總是被問：「嗯？你在說什麼？」 

常見的錯誤範例

課長：「有沒有人有其他意見？」

下屬：「有的，課長！我希望讓客人了解料理用了哪些食材，減少過敏體質客人的不安。」

課長：「不安？什麼不安？」

方法2
為對方做好心理準備 

如同前一章節所說明，講話開門見山說清楚講明白，能做到這點已經很好。

但在開門見山那句話再下點工夫，別人可以更輕鬆快速地理解你的想法。

因為當你說話時，對方很可能正在想其他事情。

請把溝通想成是傳球。

假如有人突然把球丟過來，有多少人能瞬間接住呢？

假如是我，很有可能接不到，球直接打到身上，整個人倒地滾到其他地方。

或是為了躲球，整個人飛出去，不知道滾去哪裡。

人與人之間的對話也是一樣的道理。

為了讓對方有心理準備，專心聽自己講話，說話要從「結論」講起。

「課長，我有個提案！希望客人一看菜單，就知道料理用了哪些食材。」

只要開頭先講清楚接下來要講的是「提案」，聽者就能把你後面要講的東西，統統跟提案連結在一起。

雖然只是短短一句話，卻能幫對方了解「接下來的重點是什麼」，為對方做好心理準備非常重要。

比方說，有人說了一句「山口」，「山口」到底指的是名字、地址，還是出身地？

假如對方開頭先說「我的名字叫……」，聽者就會有心理準備：「接下來的內容跟名字有關」。

假如對方開頭先說「我的出身地是……」，聽者就會做好心理準備：「接下來的內容跟出身地有關」，把聽到的跟出身地連結在一起。

也就是說，我們講話最後都會有結論，開頭先從結論講起，能讓對方了解接下來要講的主題是什麼，把聽到的跟主題連結在一起。

說話時最好從結論開始講，例如：「有事相求」「有事想跟您報告」「理由在於」「根據在於」「尺寸是」等。

請務必試著在表達方式下點工夫，讓聽者就算中途出神，也能瞬間進入狀況。

優秀的參考範例
下屬：「課長！我有個提案！希望客人一看菜單，就知道料理用了哪些食材。理由在於減少過敏體質客人的不安。」

 

範例3
常常被說「我聽不懂你想講什麼」 

常見的錯誤範例

「夏季連假我想請在九月，因為包含特休可以休十天，然後我想到韓國玩八天，因為便宜又很近，所以現在正在找要去韓國哪裡玩。」

方法 3
限制自己「連結詞不要多，一個就好」 

「然後」「所以」「但是」等連接詞一多，聽者的注意力就容易被連接詞牽走，很難專心聽說話者在講什麼。

很有趣的是，有些人一旦使用了連結詞「然後」，整段話就會充滿「然後」。

一旦養成這種說話習慣，話就會變得落落長，而且本人一點也不自覺。

就我長年的觀察經驗，「說話冗長」「不曉得自己想說什麼」的人，共通點就是連接詞很多。

電視的評論專家或是參與訪談的知名人物，講話冗長的大有人在。

為了讓人輕鬆理解自己想講什麼，盡量避免一句話使用過多的連接詞。

經常使用連接詞口頭禪的人，請限制自己「一句話一個連接詞就好」。

優秀的參考範例
「夏季連假我想請在九月，因為包含特休可以休十天。我想到韓國玩八天，去韓國玩便宜又很近，現在正在找要去韓國哪裡玩。」