外商顧問公司的超強簡報術：圖解表現的23種技巧

1 簡報的組成要素與排版

讓工作更迅速確實、輕鬆進展的工具

大家平常在工作時，一定有因應各種狀況而製作過許多簡報。你曾經想過簡報在工作上扮演什麼樣的角色嗎？

雖然這個問題的答案會因為不同的立場而有所改變，但我認為簡報的功能就在於「能有效推動工作上的溝通」；更精準一點來說，我們可以把它的功能定義為「更迅速、確實而輕鬆完成工作上的各種溝通。」請注意，這三項要素正是事業能否成功的要因。在財務理論中，「成效」「成本」與「時間」是計算企業價值或事業價值時，最基本的三項要素。

追根究柢來說，簡報的製作是為了讓工作「更快、更正確且花費更少勞力」，而做的一種溝通輔助作業。

我將在書中為讀者說明各種簡報製作技巧，這些技巧被公認為能滿足上述三項評判基準。相反地，一些大家平常聽到的方式或秘訣，卻不見得能通過上述這三項要素的考驗。譬如，最近我們經常見到某些過度使用視覺影像，或以非常抽象的短句來表達訊息的作法，這些會造成反效果，請大家特別留意。

全球共通的組成要素與版面準則

在製作簡報時，首先我們必須掌握構成簡報的組成要素與版面。

我一開始是在電通廣告公司工作，後來換到波士頓顧問集團（以下簡稱BCG）、科爾尼管理顧問公司（A.T. Kearney）等外資策略顧問公司，目前則在合益集團（Hay Group）協助企業客戶發展組織與開發領導力。有關簡報的組成要素與版面，其實不管在哪個國家或哪間公司都大同小異，沒什麼差別。也就是說，簡報具有全球共通的普遍性，只要你學會了製作方法，不管走到哪個國家或哪間公司，都能派上用場。

組成要素共有六項

①訊息

你在這份簡報裡最想說的事。

②圖表、概念圖的標題

支撐訊息基礎的分析、資料與概念圖的標題。

③圖表／概念圖

圖表是「把數字視覺化的圖說」，概念圖則是「把概念與關係、結構視覺化的圖說」。在國外提到「概念圖（Chart）」時，指涉的對象通常還包括了圖表（Graph），可是基於整理方便的考量，我在書裡把圖表跟概念圖分開來談。概念圖有時可使用照片或視覺意象來製作。

④備註

有助於理解內容的留意事項。

⑤出處

分析中所使用的資料、訪談、報導出自哪裡。

⑥頁碼

其中第⑤項「出處」很容易被人忘記，可是出處是證明簡報所引用資料具有可信度的唯一依據，是一份簡報中非常重要的元素。如果你在簡報中引用了其他地方的資料，一定要記得標明出處。

文字大小至少要12p，每則訊息控制在兩行以內

基本上，簡報的文字大小沒什麼特別規定，但我建議至少要採用12p以上（p＝point）。相關的簡報訊息則請控制在每則兩行以內，這點一定要記住。雖然這不是什麼硬性規定，不過當你的簡報內容越重要時，這項技巧也就更重要了。

因為當簡報內容越重要，你的簡報對象就越接近經營高層；而領導者的層級越高，通常他們的時間就越少（＝不想看長又沒重點的文字），越沒辦法看太小的文字（＝老花眼）。

一開始，我提到製作簡報的目的就是要「有效推動工作上的溝通」，既然如此，製作簡報的人一定要站在簡報對象的立場上，注意各種細節。而在各種細節中，「文字大小至少要12p以上」「訊息控制在兩行以內」這兩項就是最基本不過的要求。

2簡報製作的順序

依照「訊息」「出處」「圖表／概念圖」的順序製作

①編排頁碼

②寫出訊息

③記載出處

④給圖表／概念圖一個標題

⑤製作圖表／概念圖

⑥寫下備註

一開始先從圖表或概念圖下手，簡報就「掛了」

接下來，就讓我們看看製作簡報的順序吧。我知道很多人都先從⑤「製作圖表／概念圖」下手，但這種作法我並不推薦。為什麼呢？因為這樣做出來的簡報最後不是不能用，就是做出一堆不知所以然的簡報來。在BCG裡，我們說這種簡報是「死掉的簡報」。一名好的顧問絕不會去做這種「死掉的簡報」，也不會叫別人去做這種簡報。

為什麼從圖表跟概念圖開始製作的話，做出來的簡報最後會不能用呢？因為這麼做的話，簡報所表達的訊息會曖昧不清。如果從圖表、概念圖開始下手，「可以用圖表跟概念圖說明的事情」很容易又被當成了整個簡報的主題，可是簡報的「主角」應該是你想傳達的訊息，「配角」才是圖說，這麼一來就反客為主了。所以製作簡報時，第一步應該是把你想在這份簡報裡傳達的訊息寫下來，也就是②的「寫出訊息」。

盡早寫下麻煩又容易忘記的出處

寫完訊息後，再來就是出處。寫下出處可以把「你想說的話，究竟是以哪些資料為根據」作釐清。

簡報製作可以說是一種逆向工程（Reverse Engineering）。一方面，我們從上往下，闡述自己想說的話（＝訊息）。同時我們也由下往上，從我們依據的資料（＝出處）去看看有沒有什麼可以使用的材料。這種作業就像從東西兩頭同時開挖、最後在中間碰頭的隧道一樣。寫下出處，可以幫助我們打好由下往上的基礎。

我之所以強調要盡早在簡報的第三步驟寫下出處，原因在於：如果最後才來補出處，一定會忘記。等你開始習慣做簡報後，你會發現記載出處這件事很麻煩，會干擾整個簡報的製作節奏。無論是報導的標題、發表時間、發表的公司等等都要一一查清，寫進簡報裡，是一件很繁瑣的作業。有時候在深夜製作簡報，發現作者的名字裡有個罕見的字怎麼打都打不出來，當下真是無奈極了。可是這部分如果不趁早做，之後你會更不想做。所以，請一定要在製作簡報的前期趁早解決掉。

3好訊息的三大條件

簡報的好壞取決於訊息

看到這裡，讀者應該已經更清楚了解訊息之於簡報的重要性了吧？沒錯，製作簡報時，清楚表達「你到底想說什麼（訊息）」是一件很重要的事。反過來說，一份好的簡報所表達的「訊息一定要清楚明確」，同時有極具說服力的圖表和概念圖來支撐它。

稍後我會說明如何製作圖表與概念圖，現在先來解釋什麼樣的訊息才是「成功的訊息」，以及如何寫出這樣的訊息。

首先說明成功訊息的條件如下：

條件① 一張投影片只放一個訊息

條件② 意見清楚明快（＝設定立場）

條件③ 簡短（＝重點明確）

條件①一張投影片只放一個訊息

請大家記得，一張投影片只能擺一個訊息。就像我之前說過的，在製作簡報時，「訊息」是比什麼都重要的元素，所以沒擺上任何訊息是無法讓人接受的作法。可是放眼當今商場，還是有很多沒有訊息的簡報被大量生產出來。既然沒寫任何訊息，那就意味著沒有任何「想傳達的事」，也就是說，沒有任何事情需要溝通，這已經不是簡報製作技術這種層面的問題了，而是更深層而根本的議題。

另外，也要請大家避免在同一張投影片裡傳達兩項以上的訊息。在進行簡報時，簡報者的說明速度必須跟聽者的理解速度同步，如果你在同一張投影片裡塞進兩種以上的訊息，會干擾到聽者的理解節奏。我們所追求的是連續性地、藉由一張張投影片傳達一則又一則的明確訊息，讓聽者能跟上我們的講解速度。

因此請記得，每一張投影片只能有一則訊息。

條件②意見清楚明快（＝設定立場）

第二件請大家注意的是，「意見要清楚明快」。這是傳達訊息時最重要的一點，也是我在二十幾歲時、從親身經歷中深刻體認到的經驗。

一九九○年代中期到後期這段時間，頂尖廣告公司電通在各大比稿中，一次又一次輸給了博報堂。我想現在應該已經過了追訴期，我就坦白說吧—當時我在兩家公司的行銷企畫部門都有熟人，因此弄到這兩家公司的比稿提案書來比較。現在想想，當時那樣的舉動真是危險。總之，我比對了大概七份左右的提案書，發現電通跟博報堂在這些戰役中最大的不同點，在於他們所提出來的「意見明快」程度不同。

博報堂的提案書裡，每一頁都清楚闡明他們「想說什麼？」「想提出什麼建議？」相對之下，電通的提案書裡只有「顧客分析結果」「市場區別分布圖」等等，簡報裡只寫了圖表跟概念圖的標題，至於想從這些分析跟資訊裡提出什麼建議，則連一個字也沒寫。也就是說，他們並沒有從分析的結果裡提出建言，只是「把分析出來的內容寫下來而已」，落入了這種典型的失敗模式。

請大家看一下圖4。這張投影片提供的訊息是「就兩百多家門市進行的營業利益率與銷售成長率分析」，內容則是以營業利益率與銷售成長率製成的散布圖。

的確，它符合「一張投影片＝一則訊息」的前提要件，可是它想表達的訊息真的如字面所述嗎？從它的分析結果中，我們可以發現很多門市的營業利益已經出現赤字，其中甚至有不少門市連營業額都出現負成長，看來沒什麼希望轉虧為盈，既然如此，這張投影片的標題應該改成「關閉營業赤字與負成長門市，將資源分散出去」才對吧？

「訊息曖昧、立場不清」是個很容易落入的陷阱，我想所有人幾乎都掉進去過一次，而大部分的人都沒辦法爬出來。為什麼？簡單來說，就是缺乏勇氣。

從某些資訊提出「果斷」的建言，其實很需要勇氣。如果只是把分析出來的結果提供出去，而不提出建議或解釋，這種態度則是「把解釋權交給對方」。至於為什麼要把解釋權交給對方？當然是因為擔心雙方對於事情有不同的解讀而發生摩擦，也就是說，其實是想討好對方，所以沒辦法解釋。然而不解釋，便無法提出清楚的訊息；不提出訊息，於是就輸掉了比稿。

如果想阻止這種惡性循環，就必須解釋你手上的資料，大膽提出建言，用力表明「我是這麼想的」。究竟要往右或往左？態度要清楚。也就是說，必須要「設定立場」。

我發現很多年輕人雖然「會做分析，但不會設定立場」，這真的很可惜。如果不設定立場，這些輔助性的分析就沒辦法讓你看清楚下一步該往哪裡走。

「設定立場」等於是向立場相反的人提出挑戰。而為了要打贏這場仗，你會拚命鞏固自己的立場。因此，設定立場跟成果的品質好壞之間，有著非常基本的關連。

條件③簡短（＝重點明確）

最後一個條件是簡短。訊息的字數請控制在三十個字左右，長一點的句子也請控制在六十個字以內。

以三十個字來說，如果你用的是20p大小的字體，大約會占A4投影片的一行左右。或許你覺得一行好像很短，不過我收錄在這本書大約一百張的範例中，只有十張左右的訊息長達兩行，其他九成都只靠一行字就清楚闡述了它們的理念。我想，你應該看得出「一行」絕不是不可能的事。

如果你的訊息無論如何就是沒辦法在兩行內結束的話，可能是「你想表達的重點還不夠清楚」（違反條件②「意見清楚明快」），或者「你把太多資訊擺在同一張投影片內」（違反條件①「一張投影片只放一個訊息」）。如果是前者，你有必要重新思考「想傳達的訊息到底是什麼？」如果是後者，就要把訊息切成兩半，分成兩張投影片來講。