工作忙又沒海外經驗，只花1年就練好英文

「拚一個晚上」也能熬過來！ 撐過明天英文工作的七個技術　

工作術０2  會用到的專有名詞， 先整理成一張A4紙  

另外還有一種事前做好就能派上用場的單子。 那就是「專有名詞單」。

在商場上溝通時，一定要知道該業界的專有名詞。我說「不需要學單字」，指的是一般的單字，但專有名詞如果不特別準備，就沒辦法對付了。因此，我和外國人開會的時候，也會將預測可能會用到的專有名詞，寫在一張A4的紙上。  即使是一般字典上沒有的專有名詞，只要買本專業書籍，或是在網路上搜尋一下，就能獲得非常多的必要資訊。舉例來說，只要使用線上字典導覽網，或是大英百科全書線上繁體中文版就能查到相當專業的用語，十分方便。輸入想查的字彙，再用滑鼠點一下，就能從一次搜遍商業、電腦、保健、學術等各種領域，並以英文對照出來提供檢索。我擔任軟體銀行的品質管理部長時，買了一本彙集英文品質管理相關專有名詞的書，我都會從這裡找出要用的單字，用Word打出來。

「High temperature storage test／高溫保存測試／測試攝氏溫度一百五十度下放置一千小時的耐熱性」—就像這樣，依照「英文／中文／意義」，簡單整理在紙上。 這可說是編輯一本自己專用的迷你字典。 打好的資料就儲存在電腦裡，需要再用到同一個專有名詞的時候，就列印出來帶過去。  雖然我都只在開會之前拚一個晚上製作單子，可是不把這些單字記起來，就沒辦法熬過隔天的會議，所以不管願不願意，腦袋都會背下來。 在重複這樣的過程之間，我的字彙量便自然而然地增加了。不靠單子也能用的單字越來越多，事前準備就不需要花費太多時間了。

工作術 ０3劈頭就清楚說出 你最想說的話

交涉、會議、簡報……無論在什麼場合，只要得說英文，各位讀者就一定要注意一件事。 那就是「劈頭就說出你最想說的話」。

英文的口語能力還不夠強，所以話拖越長，就越容易陷入語無倫次的泥沼。對英文能力還沒有自信的人，就更必須思考「該如何用最簡短的話告訴對方」。

這樣的話，就先決定「我今天只要能說出這件事就好了」，然後一開口就先說那件事即可。我在第四章提到「養成平時也從結論開始說的習慣」，說英文時更要徹底實踐這一點。

關於引導出來結論的背景和根據，只要因應需求，之後再補充說明就行了。  如果是跟我前面舉出的台灣工廠交涉，就要一開始就先清楚說：「我提議派遣品質管理團隊到貴公司的工廠去。」只要這麼說，至少對方會了解我們的問題意識。

他們應該會察覺：「看來我們工廠製造的產品有問題，這個人想要解決問題。」 相反的，如果曖昧地從「最近貴公司的工廠有沒有出現什麼問題？」開始說，話題就會不斷被支開，恐怕很難靠自己控制對話。這麼一來，無法光靠自己的英文能力應付的內容，當然也會增加。對於還沒學會「派得上用場的英文」的人來說，這絕對是大家避之唯恐不及的情形吧。  正因如此，從結論開始把話說死，掌握議論的主導權，是非常重要的。這樣不僅能讓接下來的對話都在限定範圍內，議論也不會跑到意料外的方向。以結果來說，就能將我們需要說的英文壓低到最小限度。

學到相當英文程度之後，大家要從前言開始說也沒關係，但我想大半的人應該都沒有這樣的餘力。正因為自己的英文還不溜，我們更該徹底實踐「從結論開始簡潔地說」。  

工作術 ０4充分活用白板。 特別小心數字！

使用商用英文會話進行交涉或會議時，必須頻繁地跟對方確認自己的理解是否正確。 因為，如果在聽錯或會錯意的情況下繼續談下去，就有在之後發生極大問題或錯誤的危險性。而在確認的時候，我建議大家活用白板。

即便口頭上反問：「你剛才說的是什麼意思？」如果又聽錯對方的回答，或是對方用更複雜的英文回你話，你只會越來越不知道對方在說什麼。因此，請大家利用簡單的圖表或插畫表達「你剛才說的話，我是這樣理解的」，用「What you're saying is that~?」（你說的是這個意思嗎？）來跟對方確認。

圖表或插畫跟英文能力沒有關係，所以大家應該畫得出來。

假使是根據成立新公司，而討論新公司和舊公司的關係，大家可以畫出兩個四方形，一個寫「old」，一個寫「new」，這樣大家就知道是「舊公司和新公司」了。接下來只要用箭頭等符號來表示兩者之間的關係，詢問「是這個意思嗎？」即可。

白板的好處，就是可以輕易擦掉重寫。當會議持續進行，討論內容越來越深入，白板上也會不斷反映這些內容。孫社長也常常利用白板圖示討論的內容，和當場的人們共享。他知道口頭溝通很難完全理解彼此的意思，所以在不容出錯的事情上，都會請對方用眼睛確認。 順便告訴大家，孫社長的作風就是不管是英文還是日文，在開會、集體研討的時候，一定會徹底活用白板。

任職於軟體銀行社長室的時代，當孫社長要在成立新服務或收購企業時做簡報的時候，大多都是由我製作簡報資料或演講稿。這些時候，孫社長也都是先從面對白板，畫圖對我說明「我想成立這樣的事業」開始的。  

足以致命的「數字」容易搞錯，一定要寫出來確認

尤其是關於數字的內容，我強烈推薦大家寫在白板上逐一確認。 就算英文能力有相當程度，將數字換算成英文還是很困難，數字越大，就越容易混亂。 我們日常的數字單位會在每隔四位數時，將單位變換成「萬」「億」「兆」；英文則是在每隔三位數時，將單位變換成「thousand（千）」「million（百萬）」「billion（十億）」。

因此，要把聽到的英文數字迅速轉換成日常習用的單位，是非常複雜、令人頭痛的。 正因為容易搞錯，大家絕對要寫在白板上，跟對方確認。此時別忘了一定要寫下單位。 當對方說要「出資一百萬」時，單位是美金還是台幣？價值可是完全不同。

如果是我的話，一定會在白板上寫「1 million US$」，然後確認：「出資額是這個數字嗎？」商場上出現的數字，很多都是關乎金錢、成本的重點，要是搞錯了，就會造成致命的錯誤。這是絕對不容許出錯的場合，因此直到現在，只要談到數字，我都還是會徹底實踐把數字寫下來確認的作業。

另外，不擅長數字的人可以在事前準備的英文交涉單或場合句型單上，先把重要的數字寫下來。因業界不同，有時候還會出現「特殊單位」，所以必須先查出來。  在交涉或會議的最後，最好把當天同意的事項條列出來，和對方共享。如果內容有錯，對方就會幫忙訂正，這樣就不會把錯誤帶到下一個階段了。不讓英文溝通發生問題的訣竅就是「小心謹慎」。

工作術０５　不靠口譯人員。用自己的方式說英文，說得爛也沒關係。

我在前面已經提過好幾次，在用英文交涉和開會時，我基本上不透過口譯人員。 從我的英文聽說能力都還沒有特別好的時候開始，我就一直都是這樣。因為我知道，在商場上，就算英文很破，用自己的嘴巴也絕對比透過口譯人員有利。

軟體銀行能夠成功取得iPhone的國內獨家販賣權，我認為是因為孫社長能用英文直接溝通的緣故。當時，許多大型電信公司都私下拜訪了Apple總公司，拜託Apple「讓我們賣iPhone」。 然而，公司負責人親自說英文說服對方幹部的，大概只有孫社長而已。我聽說，雖然競爭對手的公司負責人也是有親臨現場，但是說英文的都是口譯人員或其他屬下。

「我有自信絕對能成功」—本人充滿熱忱地這麼說，跟口譯人員事務性地翻譯傳達，會讓對方的印象完全不同。當然，提出的條件、討價還價的技巧等各式各樣的因素，都是獲勝的原因之一，但是毫無疑問：能與孫社長直接對話一定帶來了很大的影響。  而且，在交涉、會議這種需要和對方密切對話的場合，透過口譯人員其實很沒效率。我覺得說話的速度感和密度，都會降低到直接對話的三分之一以下。

我參加過某場邀請國外的專家一起討論的會議，主辦單位幫出席者安排了口譯人員。我想主辦單位是為了讓議論能順利進行，只是每次發言都得透過口譯人員，我才發現口譯竟然可以妨礙說話的節奏到這種程度，讓我大吃一驚。

某個人發言的時候，如果想反問「那是什麼意思？」「能不能再說詳細一點？」也會因為有口譯人員在，而不能擅自插嘴。我們只能「等對方說了一定程度的內容後，再請口譯人員一起翻譯」。 然而，即使心想「等一下再問好了」，在議論不斷地進行之間，我們最後還是只能放棄。一對一的對話還好，如果是出席者很多的會議，議論就會不斷地繼續，讓我們更難抓到說話的時機。

即便之後舉手發問，那也是對方的發言已經告一段落的時候，所以會話的密度一定會變得很低。 「關於你剛才說的話……」「我說的什麼？」這樣的對話—而且還得透過口譯人員—只會讓議論的熱烈瞬間冷卻。結果，那場會議只讓我留下了「如果那部分再問得更深入一點，就會是很棒的議論了……」等幾個反省事項。

在交涉和議論的場合，問正確的問題是非常重要的。 在適切的時機即刻丟出適切的問題，才能讓對方說出真心話、露出真面目。因此，不透過口譯人員直接和對方溝通，就顯得十分重要。  非得借助專家的力量不可的時候，就像我在第二章說的，只有製作合約書而已。這是商場上絕對不容許任何一絲錯誤發生的部分，所以我也會拜託熟知國外情形，而且英文能力很強的律師處理。

我聽說有些英文能力很強的人，會在交涉時刻意安排口譯人員，好在口譯人員翻譯對方說的話時，思考自己該如何回攻對方（不聽口譯人員說什麼），也就是為了爭取時間而故意安排口譯人員。不過我想，那應該是和英文學習者＝本書讀者無緣的世界吧。 大致上來說，不透過口譯人員，用自己的破英文進行商務溝通，絕對會比較順利。