最強表達高手的攻心簡報術：6大法則讓你說服聽眾，立即採取行動

第1章　

微軟流具穿透力的簡報大原則
會簡報不是天生，我是刻意練習

在全世界有超過十萬員工的微軟公司工作而且還得到表揚，也許各位會覺得我是個非常優秀的人，但其實不是這樣。進入微軟公司之前，我在一家小型科技公司工作，以工程師身分開始我的職業生涯。在那個還沒什麼人知道系統工程師（SE，System Engineer）一詞和職業的時代，喜歡新事物的我輕率地認為「系統工程師聽起來還真酷！」而立志當一名程式設計師。但是進入公司後才發現，比我優秀的工程師所在多有，很明顯的我是其中最不好用的員工。我必須比別人更努力學習技術相關知識、理論和技能，但因為我沒有基礎，所以無法理解比較難的部分。

由於處於這種情況，我知道我第一步要做到的，就是「讓產品說明變得連自己也能容易理解」。專家能馬上理解的內容，我得要分解成容易消化的小片段，懇切慎重地說明給自己聽，當時就是必須反覆花時間做這種事的狀況。

過了一陣子後，我周遭開始有了些微變化。公司內非工程師的人（對技術不甚了解的人）開始跑來問我，「你可以教教我這個嗎？」「你能不能跟我說明一下這個機能？」

當然我也是如同對自己說明那樣，以簡單易懂、懇切慎重的方式向他們說明。然後他們就會開心地對我說「專家的說明太難了很難理解，但你的說明讓人很容易懂耶」，漸漸地建立了口碑，接著就發展成「因為澤圓的說明很好理解，讓他跟業務一起去向客戶說明吧！」的狀態了。

人生真的很有趣，我因為是個失敗的工程師，才會注重「讓人簡單易懂的說明」這點，卻因此漸漸在公司嶄露頭角。假如我一開始就是個優秀的工程師，那我絕對不可能獲得董事長獎，也不會出版這本和簡報相關的書吧！

為了讓對方採取行動

轉職到微軟公司後我還是繼續磨練我的強項──將困難的事情說得讓人容易懂。以「負責說明的工程師」身分和業務員同行，每天向客戶說明，沒想到後來時常發生客戶對我說「可以請你直接說明給上司聽嗎？」「我向高層預約了一小時，可以請你再和他們說一遍嗎？」的情況。

有業務經驗的人應該知道，能和高層見面是求也求不來的機會。我靠著「簡報」這項武器，得到和一流企業的高層或社長等，也就是有決定權的人陸續見面的機會。如果能在當場成功傳達出自家商品的價值，則馬上就能得到「決定導入該系統」或「就採購這套系統吧！」這樣的答案。我光是靠說明，就大幅增加業績。更重要的是，我透過每日的簡報學到越來越多「簡報上的重要事項」。

到底是為了什麼而做簡報？這件事也讓我做更深入的思考。目的之一，是明白。

向企業中有決定權的人做簡報，為的就是：「獲得對方的正面肯定」，這也是我被交付的任務。換句話說，我是為了讓對方採取行動而簡報。

因此從一開始就必須明確設定「我想讓對方採取怎樣的行動？」並朝著這點構成簡報的所有事項，做好準備、正式上場。其實，這就是所有簡報的共通點，也是最基本的一件事。「想讓對方採取怎樣的行動？」雖然這是非常基本的一件事，但這樣的「基本」能讓人變得多強，也就是說在明確意識後構成簡報，然後正式上場呢？如果你對這個問題沒有清楚的答案，那就應該從出發點再確實檢視自己一次。

讓人忍不住想分享的簡報

和工程師同行、支援他們的時候，我又注意到另一個重要的要素。如同前面提到的「想請你見見我的上司」「想請你跟我們的高層說明」這種引薦我們給上位者的案件雖然很不錯，但並不是每次都能遇到這樣的案件。

大多數時候，都是對方窗口覺得「這很棒！」「我們很想導入！」卻無法馬上簽約，因為還必須經過「社內討論」或「說服上司」這樣的大工程。

這對社會上所有業務員、企畫人員、商品開發者來說應該都是「共通高牆」，就算我能傳達給窗口「幸福的未來」，他如果無法再向其他人傳達此事，那麼簡報的價值也無法提高。這麼終極的問題我也遇上了。

怎麼做才能傳播、擴散簡報的本質給其他人呢？我徹底思考這個問題，並反覆多次實驗。

我找到的其中一個答案是製作簡報核心這個方法，簡報中最核心的部分必須濃縮成「能留在心中的具象口號或句子」，至少這個訊息要讓對方覺得「可傳播」「可當傳話遊戲」「想告訴其他人」。

於是我扣緊了下面三要素來構成簡報。

‧引導對方採取行動（明確設定想要對方採取怎樣的行動）

‧描繪對對方來說什麼才是幸福的未來

‧製作讓人想告訴別人、能夠傳播的「簡報核心」

確立了這個應被稱為「澤圓流」的簡報模式後，不僅使更多人聽完簡報後覺得有收穫，具體來說也為公司帶來更多業績。從另一方面來說，這也算是令我有機會獲得董事長獎殊榮肯定的理由。

簡報技術決定一個人的工作生涯

現在，不管公司內外，會有各種不同的地方邀請我，每年大概會做二百場的簡報。就算是只列出由微軟公司主辦的講座，其中也有「針對開發者」「針對合作企業」「針對顧客企業的決策者」「針對科技專家」等，許多以不同對象為訴求的活動。

這些活動中，包含我在內會由許多人進行簡報，而微軟公司有趣的地方就是，

一定會請聽眾打分數，然後將所有簡報按照分數排出順位。要說它嚴格也確實是個嚴格的制度，但也找不到比這個更清楚衡量簡報價值的指標了。

雖然我在這些活動中都得到第一名，但讓我感覺更有價值的是，因為每場活動的「聽眾」都不一樣，我也「好像必須講出不一樣的故事」。

這和講述領域、內容、構成、聽眾屬性都無關，而是我的簡報是否能獲得好評的證明。因為這個原因，現在我於公司內部開設「講師訓練講座」這樣的「簡報教室」，努力提升全公司的簡報技術。

我想正在閱讀本書的許多讀者也懷著強烈「想提高簡報力」「想以品質良好的簡報得到成果」的想法，全球化越是普及，就越容易被要求簡報能力，「傳達力」和「引導對方做出行動或決斷的能力」可說是現在的商務能力中最基本的。換句話說，簡報力高低，決定了你的工作生涯。

這就是個如此要求「傳達力」的時代。

但是，要真正提高簡報力，只靠表面處理「改善講話方式」或「學會投影片的製作方法」並不夠。「簡報是什麼？」「為了什麼目的而做簡報？」等，必須從根本開始理解，然後是資訊的收集方式、收集到的資訊要如何組合、準備簡報的方法、練習的方法、破冰技巧、正式上場時的進行方式和說話方式、令人回味的結尾製作方法，一直到提問回答，所有與簡報相關的要素都該改良。

簡報力，不是能一天就有飛躍式成長的技術。但是，如果不趁現在往前踏出一步，那麼一生都不會改變。

請一定要認真實踐我在本書中傳授的簡報術，豐富你的工作生涯。順帶一提，我領悟出來的「正式簡報前的程序」如下。

○1願景：思考「想要對方採取怎樣的行動？」「對對方來說，幸福的未來是什麼樣的未來？」

○2核心：將簡報的核心訊息化為「像傳話遊戲般的詞句」。

○3構築架構與故事。

○4製作投影片。

○5輸入必要資訊，並經常思考。

○6正式簡報。

大致可分為這六項能讓你確實提高簡報力的要素。只要缺了其中任何一個要素，就無法完成一場真正有價值的簡報。

首先，就從可稱為「澤圓流簡報術」骨幹的「願景」和「核心」開始，在下一章為大家做詳盡解說。

第2章 所有簡報都從「創造願景」開始

1願景是什麼？

簡報的最初目的就是「引導對方採取行動」。

做業務的想要客戶「簽約」、企畫部的想要「提案的企畫被認可」、創業家向投資人簡報的話則是希望對方「認同事業計畫後進行投資」，大家各有目標，想讓對方採取行動。就算是演講或講座，也有想讓「聽講的人感動」「有所收穫，從明天開始行動」等目標。

不管是哪一種，一定都有想透過簡報「希望對方採取的行動」。

你在構思簡報時，有明確希望對方採取怎樣的行動的目標嗎？第一步必須先釐清這點，因為這是簡報的起點，也是構成願景的其中一半因素。

那剩下一半是什麼呢？確定想要對方採取的行動後，接下來就要更進一步思考該怎麼做，才會讓對方採取行動。

○1做了○○，會變得幸福（幸福、快樂、滿足）

○2不做○○，會變得不幸（不幸、恐懼、不安）

原則上，人會因為上述其中一點而行動。換句話說，只要其中一項能傳達給對方，就容易使對方採取行動。

但追根究柢，這二項的源頭是相連的，「不做○○，會變得不幸」，反過來說就是「做了○○，（迴避不幸）會變得幸福」。

也就是說，我們簡報時要盡力傳達出「做了○○，就會有這麼幸福的未來等著你」的期待。

‧想讓對方採取怎樣的行動？

‧採取該行動後，會有怎樣幸福的未來等著對方？

上述這兩點就是簡報要傳達的願景。

各位在構思簡報時，能明確看見這樣的願景嗎？

舉例來說，我的日常生活就是向企業經營者或高層描述Windows的功用。因為我是微軟公司員工，肩負「讓對方了解Windows價值」這個重要任務。但是，我透過簡報告訴對方的，不是Windows有多優秀，而是「因為使用Windows工作的人會有怎樣的變化、能實現多幸福的工作環境」，也就是將願景傳達給對方。

假設使用Windows能使作業時間縮短四成，這樣一來，傳達該機能的價值自然很重要。但光是這樣還不夠，身為發表者，我想傳達的只有更往前一步的「幸福未來」。所以我拚命思考「縮短四成的作業時間後，能實現怎樣幸福的未來」，並在簡報時讓對方也能描繪出同樣想像。比如以下這樣。

‧因為員工可以早點回家，能有更豐富的生活

‧能和家人有更多相處時間，或是有實現自我興趣的時間等

‧減少加班費、降低成本（經營者的幸福未來）

‧離職員工或有精神問題的人減少、降低徵才和教育成本

‧提升公司形象，也能提高顧客的評價

‧因為公司形象提升，員工工作動力升高，還能找到更好的人才

只要多想一點，就能勾勒出各種幸福未來。相信你一定也能從「縮短四成作業時間」這個機能的價值，想像出對對方而言的幸福未來。

在你想像的許多幸福未來中，對簡報對象而言最鍾意的幸福未來是哪一個呢？最能引導行動的幸福未來是什麼？

像這樣徹底地想透願景後再構思簡報，便是所有步驟的起點。

如果你過去的簡報都是圍繞在商品或服務的「本身」，那你與簡報的出發點根本就是完全背道而馳。

很遺憾的，你做的不是簡報，只能稱為說明。實際上，「無聊的簡報」「沒什麼效果的簡報」從頭到尾都是在「說明」，換句話說，你將終點設定為「讓人理解事實」。

但是，真正的重點不是這個。我們應該做的是讓對方想像幸福的未來，擁有「為了實現該未來而採取行動」的心情。從一開始構思簡報的階段，到實際上台簡報，在結尾來臨前，這個目標都不能有絲毫動搖。

說到很會做簡報的人，各位會想到誰呢？應該有很多人會想到在TED大會演講的人，或史蒂夫．賈伯斯、孫正義吧？

其實，經營者（特別是創業者）中有很多優秀的簡報者。他們原則上不會說「我們公司的商品或服務有多優秀」。他們熱烈講述的，都是「我想讓未來成為什麼樣的社會」「因為我們的想法或商品，會讓未來的社會變成什麼樣子」這類願景，這才是他們興辦公司最重要的理由，也是他們工作動力的來源。

他們嘴裡講的是自己想像的幸福未來，並且為了實現這個幸福未來而賭上人生。

這樣的人的簡報是有靈魂的，自然也增添了一股魅力。因此，優秀經營者的簡報能打動人心，也能引導大眾行動。

2分析聽眾

要創造願景，最重要的元素就是「描繪誰的幸福未來」。對象只有一個人的話很簡單，但也會遇到對象是十人、五十人、一百人的時候吧！

在這種時候，就必須想想「核心聽眾究竟是什麼人？」必須根據性別、年齡、職業等社會屬性分類，還要依「煩惱○○的人」「想知道○○的人」這種個人的興趣或關心、煩惱或課題來分析才行。

簡單來說，你必須徹底思考來聽你簡報的，是「怎樣的人」。

舉個例子，我常向「資訊專員」做簡報。他們是各企業的電腦負責人，或是系統負責人。在這種時候，我首先會想的是「他們到底平常是懷著什麼想法工作……」「為了什麼事情煩惱、又會在什麼時後感覺到工作有價值……」

接著繼續思考更後面的事，「幸福的未來對他們來說是什麼」。

這是我實際向資訊專員簡報的案例，為了開始簡報，我會先丟出這樣的問題。

──今天，來到這裡的各位之中，如果有人收到過「郵件發不出去」的抱怨，請舉手。

接著，幾乎所有人都會把手舉起來。這是當然的，電腦這玩意兒並非任何時候都很完美，一定會發生因為某種錯誤而出現的問題，例如「暫時無法使用郵件」或「送信延遲」。這時負責公司內部資訊系統的專員們就會收到抱怨，然後他們會馬上追究原因，有時還要徹夜維修。於是我又再丟出這個問題。

──那你們之中有收過類似「今天能寄信了，謝謝！」的感謝信的人請舉手。

接著會場笑聲四起，大家都一臉「怎麼可能有這種事」地搖搖頭，沒人舉手。說的也是，像他們這樣的電腦專家，就是每天努力地做著這樣不會得到回報的工作。

說完這些話之後我才開始簡報。

這也是我分析了聽眾後才開始這麼做的，「資訊專員們，每天是在什麼環境、用什麼想法工作的？」「他們會在什麼時後覺得辛苦或是感到有價值呢？」我會以自己的角度思考，或是做各種調查，有時還會找人採訪，總之要找尋「聽眾的真實樣貌」。

經過這些作業，我將「資訊專員」這樣原本沒有五官的團體，描繪出他們是擁有豐富表情，每天努力做著不會得到回報工作的無名英雄。

這個過程非常重要。如果無法確實想像「對方是怎樣的人」這個部分，想像不出他的真實樣貌，就無法決定「該向他們傳遞什麼訊息」或「能帶給他們怎樣幸福的未來」。

順帶一提，前面我說向資訊專員做的簡報，還包含了這樣的訊息。

──各位的工作或許真的只是幕後人員，但是沒有你們，企業也沒有未來。你們的工作就是為企業開創未來，並為之後遇到的客戶開創未來。

我希望他們回家時抱著「我們是開拓明天的人」這樣的想法，還希望他們能採取「重新發現自己工作的價值，明天開始積極處理工作」這樣的行動。這就是我加在簡報中的願景。

再舉別的例子。以前，我曾受京都某大學資訊中心邀請，參加他們主辦活動的紀念演講。因為是大學主辦的活動，我以為聽眾會以大學生為主，結果主辦方這麼說：「不，因為這是透過報紙廣告募集的市民講座，最年輕的大概也六十歲了，其他人更是超過這個年紀的。請你聊聊能讓這些人感興趣的電腦科技話題吧！」

「六十歲以上的人也會感興趣的電腦科技話題……」這個要求還真難啊！於是，我以「六十歲以上的高齡人士」為條件，想像對他們而言「和電腦科技相關的幸福未來」會是什麼樣子。我想到的畫面如下所述。

──如果各位到電器行的電腦賣場後，聽得懂店員說的話是否會覺得很開心呢？而且如果是和孫子一起去電器行，還能告訴他很多關於電腦的事，就會得到「爺爺好帥噢！」「奶奶好厲害！」的回應吧！

於是會場內的人都大大地點頭稱是。這就是我想告訴他們的「幸福未來」，我就是朝著這個目標構思簡報，直到正式上場。

聚集在會場的人並不是為了更了解電腦科技，他們尋求的世界是更之後的東西，比如「讓孫子覺得自己很厲害」。

在思考聽眾的幸福未來時，最重要的關鍵，我認為是與自己有關。

「聽了這場演講就會更了解電腦科技」「接下來的時代，電腦科技很重要呢」像這樣的演講內容，只會讓他們覺得「說的也是……」「還是要了解比較好呢……」，但總之聽起來還是別人的事啊！

但是，如果跟他們說：「聽了這個演講會讓孫子很開心」，相信他們對於一場簡報的印象會唰地改變，簡報內容變成與自己密切相關的事了。

如何讓聽的人認為其實簡報內容講的是「自己的事」呢？這點非常重要。不管聽眾有多少人，如果不能讓對方認為「這是為你而做的簡報」、讓對方覺得這是自己的事，就無法讓聽眾深陷其中。

無論你的簡報內容充滿多麼有價值的資訊，只要無法讓聽的人覺得是自己的事，那麼該場簡報始終只是一場普通演說。

所以，我們這些做簡報的人，必須徹底思考來聽簡報的「是什麼樣的人」，想像出具體的人物形象，並提供對方能看到的幸福未來。