簡潔的威力：注意力短缺時代，說得越少，影響越大！

◎急躁不耐—時間如消蝕的薄冰

由於現今職場的變化，大家都變得越來越急不可耐。

說穿了，如今我們在任何一件工作上花的時間都不夠多。美國人平均花多少時間讀完一個網頁的內容？56秒。看一支Youtube影片的時間？根據2010年的調查，只有3.95分鐘。科技日新月異，連帶使得我們預期所有事物皆以高速進行。假如你不能在大家預期的時間內切入重點，對方可能會失去耐性。這讓我們在日常事物上變得十分急躁，而主管花費最多時間的日常事物就是開會。麥克．克拉戈在他的著作《設計完美會議》提到：「近五成會議並未有效運用大家的時間……開會次數是真正需求的兩倍。若會議能妥善規畫執行，開會時間也可銳減至一半以下。」

谷歌公司解決這個問題的辦法，就是在牆上投射一個四呎長的碼錶影像，為會議時間進行倒數計時，並規定絕對不可逾時。這個超大型的鐘提醒所有與會者時間寶貴，跟手臂一樣長的分針則告誡大家切勿讓時間從指尖流走。

這一切代表著什麼？ 若你要在別人的生活中添加干擾、資訊量、耗費時間或複雜性，你等於是在鼓勵他們乾脆將你排除在外。假如你無法提高自己在這方面的敏感度，最後的結果就是他們學會了永遠對你關上大門。

這年頭，不是你的點子夠好、頭銜夠重要，或分配到的時間足夠，你就可以按照自己的喜好發表意見。你必須把想說的內容整理得更精實、也更容易消化吸收。經過濃縮、直達精華的菜才能端上桌，否則就等著被打入冷宮吧。

◆測試你自己 

你可以從哪些方面著手，讓你的溝通變得更有效率？以下問題可用於測試你的精簡技巧到什麼程度。請花些時間想想，以下這些事你或你的組織成員能夠做得多麼到位：

自我檢驗精簡度

1. 我能不能將一小時的複雜資訊，濃縮成兩分鐘的匯報？
2. 我寫的電子郵件，能不能在五行內就切入重點？
3. 我的簡報投影片數量，能不能縮減至十張以下，而且圖像遠多過文字？
4. 我能不能將複雜概念轉化為簡單故事、比喻，或軼聞？
5. 我能不能寫出新聞寫作水準的標題？
6. 我是否能以直白的文字，而非商業術語或行話做出清晰扼要的陳述？
7. 言談中若有人分心，我是否能立刻察覺？  

推銷詞短短的就好 

我的野心，就是把別人必須用一整本書來表達的內容，在十個句子內就說完。  —德國哲學家　尼采

長話短說。無論對買方或賣方，推銷之詞即便能打動人心，也是越短的越好。

◆推銷前，先學會閉嘴

無論任何人，都必須保持回答簡短。 我看過太多這種陰溝裡翻船的場景了：銷售人員表現得太激情、太熱忱、簡直像吃了興奮劑，而且解釋得太鉅細靡遺。其實他們應該選擇對話形式來交流，多問少講。積極聆聽絕對是關鍵，但卻很少人做到這一點。無論你是賣方或買方，交易的整個過程都應該保持平衡，並且相互尊重與節制。

◎保險桿貼紙上的告示 克里斯蒂．福克納是紐約市一間廣告代理商「女人一族」的創辦人暨總裁。美國有線電視頻道AMC的實境秀「推銷高手」在2012年以該公司為主題。當時她的旗下團隊正在努力爭取一名客戶，福克納強調要贏得合約，推銷用詞簡潔是一大關鍵考量。

她非常清楚，在廣告界，若不先自我減除，就會被客戶減除。「我覺得，提點子比任何時候更需要極度簡潔。三個字強過四個字，四個字又比六個字更好。」她說：「當你試著將想法傳遞給另一個人，你的訊息應該要清楚明白、易於溝通。」福克納解釋，經過濃縮的想法將更能發揮影響力，在推銷的過程中打動潛在客戶的心。「你可能會以為，跟潛在客戶說得越多，推銷的成功機率越高。但事實並非如此。」她說：「一次對準一個目標、拋出一顆球，成功的機會才會提高。」當福克納拋出一個有黏著力的點子時，其他人會立即產生回應。「他們會馬上進入狀況，投入於其中。」她如此描述。

不過，要讓每個人對於同一個核心概念有相等程度的認知，卻不是一件容易的事。「你得盡可能簡潔到只用幾個字。」福克納說：「這麼一來，大家就比較不會混淆，或是被不相干的事物分心。字數越少，清晰程度越高。」福克納舉了福斯汽車在1960年代的廣告標語為例：「小，才是王道」。她甚至認為獨立宣言也是絕佳典範。「你必須將所要傳達的訊息，濃縮成最簡單的版本。」她說：「你的訊息應該要能放進告示板或保險桿貼紙。」

福克納接著表示：「一般人常常因為缺乏自信，或缺乏安全感，覺得多加幾個字可能會比較保險。但如果你認為某個點子需要進一步解釋，那麼這個點子就是還不夠好。」她說：「這時候你得下寫作的工夫了，因為寫作就是不斷地重新改寫。反覆改寫是很枯燥的，但卻無可避免。」儘管福克納已經是成功的創意領導人及創業家，她坦承有時候也不確定究竟該如何描述自己的公司。「這很難做到，我想每個企業也都面臨著同樣挑戰。」她誠實以告。

經過一番琢磨，福克納為「女人一族」公司下的標語是「尊重女性經濟實力的行銷溝通。」「我們總想知無不言，言無不盡，但這很難令人印象深刻，或激發對方的興趣。」她說。事實上，她的廣告公司是以肯定女性為敘事主軸。該公司之所以成功，是因為他們聚焦在認同女性、尊重她們的經濟實力。 福克納的簡單推銷詞，使得她的公司在同業中獨樹一幟。所以你的廣告宣傳也應該同樣簡潔、引人注目。

◆兼具簡明與說服力

別浪費時間向客戶自我介紹，他們早就對你有了基本的認識。你的任務是要說服他們，解釋為什麼你的推薦值得他們的支持。你的分享應該僅限於新知或有意義的資訊，這能讓你的單向溝通變成雙向對話。

「一般人會花五成的時間來介紹他們自己、介紹公司的歷史跟產品，但顧客只想知道你的產品有什麼不同之處、選哪個產品比較好。」馬洛夫解釋：「我希望雙方之間能產生討論，獨白自始至終都不應該存在。」「按照老套辦事，只會削弱推銷力度，縮減潛在顧客願意給你的時間。我學會了尊敬那些會事先做好功課、研究當下環境的人。」

在這類情況中，時機是最重要的因素。馬洛夫如此解釋：「倘若你無法在開口後的五或十分鐘之內，就讓對方留下深刻印象，相信你所提供的確實與眾不同、具有價值；那麼接下來的二十分鐘能讓對方聽進去的機率將相當渺茫，因為大家很早就產生負面印象了。」

你應該細心解讀聽眾的身體語言，藉此觀察自己的陳述發揮了什麼樣的影響。你可以從中看出，你分享的資訊已經被徹底理解，抑或某個人希望暫停一下，針對特定事項得到進一步的說明。要是像馬洛夫所形容的「用機關槍掃射聽眾」，你絕對會面臨失敗。「放慢說話速度，感受一下會場裡的氣氛，這有助於你掌握現場情勢。你也可以在需要的時候暫停下來，接受聽眾提問。」馬洛夫說：「因為要是聽眾心裡被一個問題卡住，接下來你無論講多少話，他們都可能沒聽進去。」

你也應該隨時做好準備，將推銷詞濃縮至最簡潔。馬洛夫最近曾在印度，向一名企業執行長進行簡報。當天他發現自己被分配到的時間，竟然從兩小時縮減成三十分鐘。既然變化無法預期，你最好隨時做足準備，才不會被突發狀況撂倒。「我向來假設自己只有比預定少一半的時間。」他說：「你永遠猜不到，你的時間會不會在一開始就被延遲，或是被迫提早結束、甚至過程中間受到干擾。」

一走進會議室，你就應該拋開簡報投影片。你可以在準備的過程中使用，倘若它有助於你將重點大綱記在心裡。但如果你在正式開會時不用這套東西，那麼你會看起來更有備而來、能力勝任。「我個人不用簡報投影片，但我準備的工夫不少於做投影片。我會先把演說大綱擬好，在正式開會前充分演練。這麼一來即使沒有投影片，我也可以自信且自在地完成演說。」

切記，簡明並不意味幼稚或無足輕重。清楚明白地傳達正確資訊，隨時注意聽眾的理解程度是否同步跟上，就能為你的聽眾免除精神無聊的煎熬與困惑之苦。「缺乏正確資訊的簡潔，只會造成雜亂或混淆。」馬洛夫警告：「給聽眾簡潔內容的同時，也要確保他們能輕鬆理解。」

打通塞爆的大腦

長話務必短說。現今這個腳步飛快的世界，充斥著資訊、注意力匱乏、干擾，以及不耐，你必須在觀眾分心之前就切入重點。

◆精簡可瞬間釋放壓力

一名主管培訓師曾經這麼對我說：「你簡直找不到有哪一個商界人士，會在一個工作天的結束之際說：『我還有多餘腦力可處理更多事務』。」辦公室裡的人腦力都被壓榨到極限。若你能做到精簡，他們的日子會立刻因為你而變得好過許多。他們會記得這項實惠，進而對你產生感謝之情。

壓力的來源是什麼？主管日益沉重的負擔包括： 1. 資訊氾濫：源源不絕的文字、圖像、聲音，以及社群媒體。 2. 注意匱乏：大家已經無法聚焦在一件事物上超過十秒鐘。 3. 干擾過多：接踵而來的問題互相搶奪你的時間與思緒。 4. 急躁不耐：對等候結果越來越沒耐性。 這就是你的世界，也是我的世界，而且情況仍在日益惡化。

◆對抗海量資訊

當我們平平安安地在陸地行走時，可以神智清明地思考，倘若我們要溺斃了，這時腦海裡只會出現一個聲音：快找到救生圈。如今大家面對的血淋淋現實是，我們快被資訊滅頂了，無論到哪裡，資訊洪氾永遠如影隨形。

如今的主管一早醒來，就會拿起手機查看簡訊、電子郵件、訊息更新、體育、股市，以及其他新聞。吃早餐的時候就閱讀、轉貼推特或臉書文章。前往辦公室的路上則開始打電話、收發電子郵件，同時聽音樂，藉此「放鬆一下」。

進辦公室之後，迎面而來的是會議預約和更多的電子郵件。然後他們開始看好笑的YouTube影片，一邊閱讀電子報，一邊聽語音留言。接著他們上公司內部入口網站。到了這時候，一天的工作都還沒正式開始呢。

這一天才剛開始，他們的注意力就已經被嚴重消耗。不斷湧入的電子郵件、簡訊、會議邀請和待辦事項提醒，使得他們在會議中頻頻檢查手機。雖然他們在開會時偶爾會點個頭，但這並不表示你的說詞已經被買單了。他們只是想表示友善而已。所以，你得認清敵人的面貌，才能夠克敵取勝。不斷與你為敵的是以下四種力量。

◎資訊氾濫—水位節節漲高

有個主管是這麼解釋的：「我每天要開兩個會，各為一小時。在其中一個會議，那群人得花五十分鐘才會講到正題。」她說：「但我的腦力可能沒辦法撐那麼久。」另一群人會在前十分鐘就切入重點。接下來五十分鐘則用於釐清最初幾分鐘提到的事項。「第一群人不知道如何把事情講清楚，也分不清輕重緩急。第二群人恰恰相反，會在一開始就點出重點。」「也許他們要談的事都差不多，」她說：「但最後我們非常喜歡第二群人，對第一群人沒有好感。」Atlassian軟體公司曾發布一項調查，指出專業人士平均每週收到三百零四封電子郵件。根據凱鵬華盈風險投資公司的年度網路趨勢報告，一般人平均每天察看手機達一百五十次。 在二○一二年《國際傳播期刊》的一篇文章中，加州大學聖地牙哥分校教授羅傑．保恩及詹姆斯．修特指出：「二○○八年，美國人於工作之外花在資訊上的時間，總時數達一‧三兆小時，相當於每人每天將近十二小時。」

我們隨時保持在與外界聯繫狀態，無論是在車上、在家裡，或在辦公室。一切事物都可被視為資訊來源。這也就是說，你的話有沒有被聽進去、想法是否被接受或遭到忽略，區別就在於你的精簡技巧，即快速切入重點的能力。

◎注意匱乏—大腦肌力變弱 資訊氾濫會弱化我們聚焦及分辨輕重緩急的能力。一份被廣泛引述的研究指出，過去五年來我們的平均專注時間，已經從十二秒降至八秒鐘。

《讓腦力化為最強工作力》作者大衛．洛克認為，若是長時間被干擾多次，勢必會波及大腦的運作能力。他在這本書寫道：「一小時內轉移焦點十次（有個研究顯示，上班族轉移焦點頻率達每小時二十次），你的思考能產生建設性成果的時間，就會被縮減到少得可憐。腦能量消耗意味著理解、決定、回想、記憶、自制能力都會隨之下降。最後你可能會在重要的工作上犯錯。」

我不斷聽到各個階層的主管訴苦，說他們每天下班之際都覺得筋疲力盡，感到自己似乎罹患了注意力缺陷症（ADD），他們的注意力跳來跳去、無法集中。事實上，已經有科學家相信隨時處於「開機」狀態、不停接收資訊的人智商會暫時下降。此外，史丹福大學研究人員針對大腦經常多工運作的人做了研究，結果發現這些人更不容易專注在各種媒體形式的資訊上。「當他們處於有多重資訊來源的外部環境中，或內在記憶裡，他們比較無法從中篩選出與當下目標最切題的資訊。」研究報告作者安東尼．瓦格納副教授認為：「篩選能力下滑，意味著他們容易被不相干的資訊拖累思考速度。」

各位不妨將專注時間看成一種肌力。如果我們整天以各種方式使用這塊肌肉，它當然會開始疲憊，這就是為什麼我們的注意力在早上往往勝過下午。若我們對所有資訊照單全收，維持長時間專注的能力就會逐漸深受影響。

◎干擾過多—到了必須警戒的地步

研究指出，一般員工平均每八分鐘受到一次干擾，即每小時得應付6∼7次干擾。這相當於一天八小時的工作時間內，我們經歷了高達50至60次的干擾。

除了外界干擾，我們也會自己干擾自己。你可能正在應付一個棘手的工作，這時候出現其他比較輕鬆或比較有趣的事占去了你的注意力。一般人自然會比較想做另外那件事，這幾乎是巴夫洛夫制約反應。 舉例來說，假設我坐在安靜的房間裡，思考著一項重要專案。我閱讀大量資料、振筆疾書、抽絲剝繭進行深入分析。但沒多久我就開始轉念：「東西變得越來越複雜了。來看手機有沒有新訊息，放鬆一下。」於是我放下了手上的工作。又或者我正在讀一封同事寄來的電子郵件，信件內容略嫌冗長，而且很難專心把它看完，因為這名同事東拉西扯講不到重點，所以我決定先擱著這封信，改做其他較不費勁的事。我可能會去看其他人的訊息，或發簡訊給某個人。

加州大學爾灣分校資訊學教授葛洛莉雅．馬克研究發現，一般員工在遭到外界干擾，或自己干擾自己之前，平均花11分4秒在每件工作上，然後會轉而進行另一項工作。她指出，員工一旦受到干擾，得過25分鐘才能回到原來的工作上。

事實上，根據BaseX數據庫的資料，一般員工每天浪費2.1個小時在「無足輕重的干擾與分心」上。

這些干擾在商業界代價不斐，精確來說，它造成每年高達5880億美元的營收損失。