原來，這才叫說・重・點：外商顧問、矽谷菁英都推崇的超條列式表達

忙碌、沒時間，才要使用條列式說明

外商顧問簡報資料的第一頁會放什麼？不會是圖表，十之八九是條列式說明。

為什麼呢？因為客戶大多是企業經營者，忙得難以抽出時間來。

比起聆聽圖表分析或背景解說，他們更期望可以立即知道重點在哪。

顧問必須將非說不可的重點，以簡短且極具吸引力的方式表達出來。

而雀屏中選的做法，就是條列式說明。

因此，影響簡報成敗的條列式說明，絕不會交給新手顧問，一般都是由團隊的負責人擔綱。

對外商顧問而言，條列式說明可說是遠勝圖表的首選手段。

精簡，才能減輕對方的負擔

相較文章式說明，條列式的字數較少；換言之，就是資訊量少。

若單就傳達給對方的資訊量來看，文章式的確勝過條列式。

但由於文章式的資訊量多，或許會讓對方處理不完，亦即產生無法讀完的情形（參考圖2）。再者，又因只處理了一半，也可能導致資訊雖然傳達了，意思卻沒有明確表達出來的結果。

反觀條列式，單就傳達給對方的資訊量來看，的確是劣於文章式。

不過，原本對方要負擔的資訊處理，在此則交由表達者代為進行，事先彙整成精簡的內容（參考圖3）。對對方而言，不僅減輕了得自行處理的負擔，也較容易正確接收表達者想傳達的資訊。

若以料理來比喻，我想大家可以更容易理解。

文章式說明的表達方式，如同不經烹調、直接將肉類鮮蔬等食材端上桌般。想當然耳，顧客多半會懶得動手做。可能有人會煮得很難吃，也可能有人嫌麻煩乾脆不煮。

另一方面，條列式說明的表達，如同廚師事先準備好肉類鮮蔬等食材，並加以烹調成顧客容易食用的料理。所以，客人便能好好專心享用。

那麼，條列式所減輕的資訊內容，可以縮減到多少呢？

在此不妨試著來看前一節有關牛丼的例子。

其文章式說明的總字數為一百八十三字；條列式的總字數則只有二十四字。

若將文章改為條列，總字數約可縮減至八分之一的量。如此一來，即可做到簡短且極具吸引力的表達。

我再重述一次。條列式說明的功能，就是減輕讀者或聽者處理資訊的負擔。

即便是面對忙碌或興致缺缺的人，也能表達出自己想說的話，進而打動對方的心。

條列式不單只是一種寫作技巧，更是用來打動人心的資訊處理技術。

為什麼彙整重點都是三項？

對於條列式說明的功能有所了解後，就會知道什麼是適用於條列式和不適用的情況。

當你不想讓對方花時間處理資訊時，好比說對方是個大忙人之類，就很適合使用條列式說明。例如，向主管報告等，即是很典型的例子。

另外，當對方對你的發言不感興趣時，使用條列式也極具成效；例如，產品推銷的簡報發表等。

遽聞企管顧問無論如何，重點都會彙整成三項。其實，三項並非關鍵所在，你要彙整成兩項或四項也可以。重要的是彙整為簡短的條列式。

企管顧問面對的，是時間有限的忙碌經營者。因此，必須用得以減輕對方負擔的條列式來表達意見。

當然，有時也會遇到不適用的情況。

像是面對不討厭承擔處理資訊責任的人，就比較適合使用文章式說明。

好比說，對方是個勤學的人，不僅時間充裕又熱心學習；此時使用資訊量多的文章式，更能達到效果。因此，如學校的教科書、以知識或技能學習為目的的專業和技術書等，都可說是文章式說明的代表。

另外，面對有意將所學加以實踐的人，有時也不需要使用條列式，反倒適合花時間慢慢說明。

條列式和文章式，兩者絕不是對立的，而是根據場合和對方的情況來靈活運用。

會不會條列式說明，就知道是否為可用之才

條列式說明不僅能打動人心，還可以決定個人的評價。或許有人認為：「這怎麼可能？」但確實是事實。

假設現在有緊急事件，你必須向上級報告。

如果是用從頭到尾詳細交代清楚的文章式說明，主管會有何反應？我想一般若不是跳著讀取資訊，就是叫你把重點整理出來吧。

商務工作向來都要求速度。越是企業高層或只看結果的人，越重視時間；面對不懂得善用時間的人，自是毫不留情。

事實上，說到企業經營者，若發現簡報資料的開頭沒有以條列式彙整出重點，無論內容再怎麼好，他們還是很容易在簡報時耐不住性子，打斷對方的報告。

要是在緊急情況下，一再重複這般沒有建設性的作為，就會被視為無用之才，減損自己的評價。

以條列式說明評價一個人的方法，並不限於商務工作。求職活動也是如此。

有些徵才負責人若發現求職履歷上的條列式寫得不好，便會主觀認定這個人即便指派工作給他，也會不善於表達。

單單憑表達方式，便能決定一個人的未來。

無論是忙碌的主管、經營者，還是徵才負責人，他們大多都有這項共通認知：不會條列式說明的人，成不了大事。至於這是自覺性還是不自覺性的認知，就因人而異了。

條列式說明，是以簡短且具吸引力的方式來打動人心。

所以，利用條列式的完成度來評價一個人，是有其合理性的。僅數行文字的說明，決定了你個人的評價。

正因如此，只要熟練條列式說明，作為迎戰全球的武器，必定能為你開拓出一條康莊大道。

面對棘手的問題，更要用條列式

條列式是以簡短且具吸引力的方式，表達出你想說的話；可說是一種能打動人心，又能決定個人評價的技能。

話雖如此，條列式說明向來卻不受重視，也沒有可以充分發揮的餘地。其中最大的原因，便在於風險的迴避。

不得不表達的話，多半是讓對方感到棘手的事。好比說，「你的課題是○○」或「希望你可以再多加強△△」等忠告。正因為是對方感到困惑的事，更有告知的必要。

這時，條列式對於棘手的問題，便能確實傳達。

但換句話說，也會容易表達過頭。因此，傷害對方情感的風險就跟著提高。

不過，即便是討厭或麻煩的事，只要對對方而言是必要的，或是能因此讓對方感到幸福，哪怕關係會一時惡化，也應該傳達。

有衝突，才容易產出成果

英士的ＭＢＡ課程，有很多有趣的學習。如我選修的國際商務課程，就是其中一例。

該課的授課目標在於引導學生，學習不同國家或地區的市場特性及商務習慣等，並暫且放下由出身國或地區的既定觀念建立的價值觀。

記得有次看了一部影片後，引發了學生之間的熱烈討論。

那是一部以跨國企業為背景，描述來自美、中、日等各國職員齊聚一堂，召開緊急會議的影片。觀賞完後，則由同樣來自世界各地的學生們共同討論。

讓我印象深刻的是，影片中，各國都只派一名代表參加，唯獨日本派了由看似高高在上，卻不懂英語的年長主管和懂英語的年輕部屬搭配參與。不僅如此，這兩名日本代表，對於緊急案件的處理，總是笑著說：「我們會回去商討。」而不當場做決定。

我曾和該課程的任課教授，以及與日本企業有商務接洽的學生們，共同討論有關日本與其他國家在商務習慣上的相異之處。

還記得，當時經由大家協助，我們在白板上畫了一張圖。

圖的內容十分簡單，就是除了日本以外的多數國家都認為，在討論過程中有某種程度的意見衝突，比較容易產生成果。

但相較於各國，日本對意見衝突的容許度甚低，認為超出範圍的意見衝突，將導致成果的喪失。

換言之，在日本會讓對方感到棘手的事，若表達得過於直率，多半無法激發出成果。

任課教授表示，這是因為日本比起其他國家，更容易將意見和人格做同等對待的關係。

討論時的意見衝突或反對聲浪若持續下去，究竟會如何呢？在日本，意見遭到否定的人，會覺得自己也遭受否定而有意疏遠對方。

即便立場反過來，同樣的事還是會發生。持否定意見的人也會想疏遠對方。

所以，日本人一般都不喜歡直率發表意見，因此也很難激發出成果。

當然，這項比較無法一概而論。不說國家，若以人來看，想必也會有所不同；再者，若真要詳細分析，當中也有不周全之處。

不過，籠統說來，「日式溝通」一般都不喜歡直率的表達意見。

資訊爆炸時代最強的求生技能

對於認為直率的意見無法產生成果的社會而言，按情況不同，條列式說明有時也容易引發表達過頭的問題。所以，日本不善使用條列式，也是情有可原。

然而，時代已經改變。

今後的社會是資訊過量的社會。

大數據及人工智慧等用語，之所以會開始流行，乃是出自資訊量已超出人類處理能力範圍的時代走向。因此，能夠處理龐大資訊量的技術，以及能讓機械自行學習、處理資訊的技術，自是備受矚目。

這並不是個人好惡的問題，而是不可逆的現象。

因為資訊過量的時代，提供了眾多情報，也代表冗長表達的價值已開始縮水。

反倒是簡短且極具吸引力的表達，也就是篩選、減少資訊的價值，開始不斷高漲。

作為表達技術的條列式說明，在這資訊爆炸的時代下，可說是最強的求生技能。

超越條列式的超條列式

大多數人只停留在將想說的話羅列出來的階段。雖說形式上看似為條列式，但因單單只是減少資訊量而已，根本無法確實達到傳達意思的效果。

而精簡且聚焦，並得以打動人心的條列式說明；本書稱之為「終極條列式說明」。

一般的條列式和終極條列式究竟有何不同？

條列式說明只需將想說的話羅列即可。而終極條列式，則除了羅列文字外，還得再加上三項技術性要素才算完成。

這三項技術分別是結構化、故事化和訊息化（參考圖5）。

所謂結構化，是指讓對方能在瞬間了解內容全貌。

無論你的內容有多好，對方若無法掌握整體樣貌，就沒有讀下去的動力。一旦被對方無視，可就賠了夫人又折兵。

而透過結構化，可以將自己想說的話理出脈絡，讓對方在瞬間對內容有所了解。

故事化則是指讓對方興致不減的讀到最後。

就算剛開始有讀下去的動力，若讀到一半仍無法融入其中，便會使人失去興致，導致沒能將想說的傳達給對方。

透過故事化，仔細思考對方身處的情境，便能建立內容的起承轉合，讓對方興致不減的讀到最後。

至於訊息化，是指讓對方的心能被打動，進而有所行動。

即便讀完全部內容，想說的話若無法確實讓對方知道，就只是做到表達而已，並沒有感動到對方。無法感動，即無法打動人心。

透過訊息化，則能修飾自己的文字表現。

接下來，就讓我們針對終極條列式說明的結構化、故事化及訊息化，來進行鍛鍊吧。