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強習慣:工作效率提升120%、30歲前擁有9間公司的關鍵

夜貓子在早上四點起床的理由

幾年前,我還在當系統工程師的時候,完全是個夜貓子。為賺取加班費,工作總是拖拖拉拉,長時間待在公司。起床時間是上班前四十分鐘,每天都頂著一頭亂髮,匆匆忙忙進公司。

然而現在的我,每天早上四點就起床了。

早起的理由,講得極端一點,是因為可以增加不被任何人打擾的時間,以提高工作生產力,做出更多成果。

不用多說,「早起的鳥兒有蟲吃」是大家熟知的諺語,任何一本商業實用書籍也多少會提到。

但是,很多人即使知道這樣的道理,仍無法實踐。我過去挑戰過好幾次早起,也都以失敗收場,每次失敗都會陷入自我厭惡。

最後建立起規律生活的契機,則是「晨間活動」。

起初我會開始晨間活動,是受到彼得•杜拉克的暢銷書《彼得‧杜拉克非營利組織的管理聖經》的啟發,他在書中說明了透過非營利組織的營運來學習管理的有效性,現代版非營利組織的營運到底是什麼,是此書的問題意識。我本來就喜歡接觸各種不同的人,因此對當時的我而言,這是理想的活動。

這樣說,可能會有人覺得:「總是起不來的人,會突然為了晨間活動而早起?」

但老實說,我也只能告訴你:「因為有早起的理由,所以能找到早起的方法。」理由看起來很簡單,但卻是非常重要的部分。

剛開始會有點辛苦,但就像調整時差一樣,當身體適應後就沒有問題了。那麼,人究竟可以持續早起多久呢?在我安排晨間活動後,便解決了這個問題。

每當我跟別人說「我每天都早上四點起床」,對方都會問:「你怎麼做得到這麼困難的事?」但我一點也不覺得難。

舉例來說,習慣就像部車子。當你踩跑車或輕型汽車的油門時,哪個比較需要使力呢?兩者並沒有太大的差異,但是速度卻差很多。

每天加班到晚上十一點,凌晨兩點就寢,隔天早上趕在最後一刻打卡進公司,午休就午睡補眠。這樣的生活,即使為了改變自己,閱讀再多自我成長書籍,或是想提升工作效率,也是有極限的。輕型汽車就算駕駛得再好,時速也達不到兩百,道理就是這樣。

在辛苦的人眼中,可能會覺得那是因為我很努力,但實際上,我連油門都還沒踩,時速就到兩百了。

相反的,要求我從明天開始,交替著在早上四點與九點起床,恐怕我連五天都做不到。

你認為人生如果想要成功,需要什麼條件?

即便不談成功的人生,在一年或一個月內,你應該也有想做的事情吧。

如果有的話,從明天開始找個理由,持續一週每天早上四點起床。

本書介紹的概念,大家可能會覺得有點誇張。但持續閱讀下去就可以發現,別人越是覺得辛苦或是誇張的事,當你把它變成習慣後,反而容易做到。

早上不看電視、手機或報紙,打造屬於自己的時間

我每天早上四點半進公司,大約有一個小時可以集中精神。我會在出門前先想好那天工作最重要的事項,在集中精神的時間,專注在那些重要事項上。

從早上四點起床,到集中精神時間的一個半小時,我會將手機設定為飛航模式,不開電腦,也不看報紙。我本來就不看電視,所以可以隔絕外部資訊。如果因為工作不得不打開電腦時,也絕對不使用電子郵件信箱,或是即時通訊軟體。

當人接收到外部資訊時,大腦會擅自想要去處理那些資訊。特別是通訊工具的影響,更是明顯,只要「等一下必須回覆訊息」的想法一出現,就會妨礙到注意力。

我在一早確保可以集中精神的時間,是為了擁有絕對不會被打擾,完全屬於自己的時間。

特別對經營者而言,最重要的工作就是做決定。機械性的工作,即使時間被切割的很瑣碎,也能獲得成果;但思考性的工作,則必須要有完整的時間。

一旦到了上班時間,部屬或是客戶的聯絡從不間斷,這是怎樣也無法改變的事實。

正因為如此,想要在工作上有所成果,就必須比別人早起,隔絕外部資訊,創造出可以集中精神做事的時間。

重要的是,明確掌握生活中可以掌控跟無法掌控的事情,然後不斷增加能掌控的範圍。

重要的事,在吃飯前做才有成果

「那種事情吃飯前做一做就好」,這句話一般來說是指能簡單做到的事。但是,不如反過來,在吃飯前先去做當天必須處理,或是最消耗能量的事,比較能獲得成果。

進食後,身體的能量會轉移到消化,人會因此變得想睡覺、行動緩慢,這是很自然的事。相反的,越飢餓越能激起生存本能,讓精神處於敏銳的狀態。早飯前,正是活用此生理本能的好時機。

我在早上七點時,會回家跟家人一起用早飯,所以一早的集中精神時間,就在早飯前。

改變習慣,是修改已經看到的作業。

認為早上起床就該吃早餐的人,問一下自己,那真的是最好的選擇嗎?知道還有其他選項,對你而言不會是損失。

人的睡眠就跟手機充電一樣,有充足的睡眠,起床後能量才會百分百。起床之後,每做了點什麼事,便會消耗些能量。

在下班後上健身房、英文會話課,而感到疲累的人,就是沒有思考到身體殘存能量不足的問題。在通勤跟工作消耗了許多能量後,一個人還剩下多少精力,得到了晚上才知道。

如果對自己而言,運動或是英文會話課非常重要的話,試著在一天還早的階段就去做。這雖然是非常簡單的概念,但按照安排的優先順序處理事情,確實能夠獲得成果。特別是一進公司後,時間就會受到限制,因此更要安排好事情的優先順序。

對商務人士來說,使用大腦的作業最消耗能量。也難怪大多經營者習慣在中午前,做好重要的決定,下午的時間則安排與人會面。

安排一天的行程時,應先思考今天最重要的事情是什麼,再從最消耗能量的事開始處理。

此外,每天早上不一定要做同樣的事。

經常有人問我:「該如何利用早晨?」這其實是非常狹隘的問題。對我來說,晨間活動或是一小時的集中精神時間,是以「如何讓今天過得美好」「想讓自己成為怎樣的人」為中心,延伸出來去分配時間而已。重要的是,如何持續得到成果。


想成功,就縮短通勤時間

我每天都騎腳踏車上班,通勤時間約五分鐘。這不但是運動,也沒有擠電車的壓力,所以我很喜歡騎腳踏車上班。

公司雖然是自己的,但我並沒有以自家為主,在附近租借辦公室,而是在辦公室附近尋找合適的住所。過去我曾住在辦公室附近,然而辦公場所與住家太近,容易導致公私劃分不清,反而變得回不了家,所以現在的住所跟公司之間的距離,有特別考量過。

在此提供一個數據給各位參考。世上的經營者或管理幹部,平均單程通勤時間為三十二分三十秒;相對的,日本是三十九分六秒(按日本Regus二○一四年的調查)。如此狹小國土的交通基礎建設雖然整備得很好,但通勤時間卻比世界平均多了大約兩成。

可見長時間通勤,對商務人士而言損失有多大。

長時間通勤,還有以下三項缺點:

①浪費能量(→導致產出低落);

②浪費時間(→容易損失機會);  

③增加交通費(→對公司的貢獻度降低)

長時間通勤,對本人或公司而言,一點好處也沒有。

如果你以「房子租金便宜,反正交通費公司會出」為理由,每天長時間通勤浪費時間的話,希望你現在就改變那樣的想法。

另外,一年的上班天數如果是兩百四十五天,單程通勤時間從原本的一個半小時,縮短成三十分鐘的話,一年就多了四百九十小時可以自由運用。

換算成天數約為二○.四天,換算成一天八小時的工作日,就有六一.二五個工作日!

對於已經有點成就的人來說,時間上的損失可能還好,但對於要累積更多經驗,不得不做出點成果的年輕人來說,犧牲掉的時間損失實在太大。

可能有人覺得:「坐電車可以閱讀書籍,長時間通勤也還好。」但你應該不會每天都想閱讀吧,而那些時間本來可以運用在自己的興趣、約會或是家人上頭。

依據蘇黎世大學的調查報告顯示,通勤時間每增加二十二分鐘,收入就必須增加三分之一,以彌補損失的幸福度。我從未聽說過通勤時間增加會提高工作成果,所以,如果是一般上班族,長時間通勤確實會減損幸福度。

也有人喜歡在大自然的圍繞下工作,那種人實踐著自己期望的生活方式,所以令人無比羨慕。但有問題的是,想要賺錢卻花很多時間在搭電車的人。

我可以理解想要削減房租跟生活費等固定支出的想法,有小孩需要較大空間的人,更容易這麼想。但是,持續著浪費時間與體力的狀態,現狀不會在某一天突然好轉。當事人恐怕多少也有所自覺,這樣下去真的好嗎?等到回神時,已經在郊外買下獨棟房,被房子綁住而無法動彈了。

如果不喜歡穩定,但卻處於低位階狀態的人,必須改變自己某些生活模式。

最沒有意義的就是改變想法,例如下定決心等。若只是想而不去行動,什麼也不會改變。

改變生活模式,可能多少會伴隨著痛苦,例如房間變得狹小、房租變高、不得不單身赴任等。但是,把這些痛苦當作前期投資,如果可以期待利潤的話,不就是認真檢視投資的價值了嗎?

想集中精神,就從昨日殘留的工作著手

跟車子一樣,工作也需要暖機的時間。

我每天早上從整理一天的行程開始,以調整工作步調。想著「今天可以跟這個人見面」,就可以讓一整天變得令人期待。明確的待辦事項,能讓你在實際作業時沒有疑惑,讓工作更加順暢。

暖機時間要多久,因人而異,也有人過了一小時也無法集中精神。然而,比較慢進入狀況的人,卻往往傾向一開始就從難度高的工作項目開始。

針對比較慢進入狀況的人,我的建議是前一天刻意不把事情做完,留下一些簡單的工作。

如果前一天晚上在處理郵件的話,就留下一封郵件不回覆,直接回家。隔天早上,因為有明確要做的事,集中力便會變得不一樣(也一定不會賴床)。而且,因為能確實把工作做好,還可淺嘗一點成就感。

啟動引擎得花時間,就是這種人的特性,也可以說是弱點。要克服弱點很困難,雖說目的是要獲得成果,但我們並不需要成為完美的人。思考該怎麼做能彌補缺點,以達成目的,才是關鍵。

要避免做白工,你得先知道什麼是白工

現在是以雲端技術共享行程的時代。我可以理解有些人不希望被認為「這傢伙真閒」,而拚命把行程塞滿的心理。但是,其中可能也有人會認為不把行程塞滿就好像沒在工作。這很明顯是個人想法上的問題。

不被塞滿的行程,是希望變得自主性高的商務人士,不斷追求的目標。能自由的使用時間,在自己的指揮下工作,與他人交流、學習、接受刺激──應該沒有比這還要充實的時間了。

如果將寶貴的時間,誤認為無法產生價值的時間,後面就沒什麼好談了。

增加自由時間的唯一手段,就是避免做白工。例如:

・持續拜訪對產品沒興趣的客戶──如果投資報酬率很差的話,就放棄那個客戶。

・參加充滿抱怨,相互取暖的聚會──以不影響公司內部人際關係為前提,減少參加的次數。

・交通時間占去大部分的時間──出門一趟安排兩個行程等,增加「順便去」的行程。

・每週都有沒意義的會議──如果只是單純的報告,就用電子郵件解決,或者將之變成有產出的會議。

不要去做已經知道一定不會有成果的事,但如果不知道做了是否能獲得成果,可以先試試再說。也就是說,要避免做白工,就要先知道什麼是白工。知道是白工時,得當機立斷的放棄。

明明必須在有限的時間內做出成果,卻做著旁觀者一看就能斷言是白費工夫的事,但當事人卻感覺良好、埋頭苦幹,這樣的人生令人感到惋惜。

因為當組織功能包含了做白工時,你很難注意到正在做的是白工。

做白工最具代表性的,就是公司的內部會議。

對公司裡職位最低,無法看出整體樣貌的年輕人來說,沒辦法判別哪種會議是在浪費時間。

在此我建議,公司內部的各種會議,請全部都參加一次,就算看似跟自己無關的會議也參加。「我想參加會議多學習,會議記錄的差事就讓我來。」用這個名義表明參加意願,主管應該也很難拒絕。

如此一來,便能分辨出什麼是浪費時間的會議。試著體驗一次什麼是白費工夫,在自己出人頭地、被叫去參加那種會議之前,預先想好如何避開的對策。

這邊再提供一個概念給各位參考:會議本來應該是決定共識的場合,沒有明確要決定的事,卻花時間開會,就是在浪費時間。如果只是報告、共享資訊等級的會議,只要用電子郵件或一對一口頭報告就夠了。

辨別是否為做白工的方法很簡單,「這件事說不定是有意義的?」當你心中存有這樣的疑問時,就不是做白工。

但有一個地方必須注意:當你覺得所有會議都白費工夫時,應該要認為是自己的判斷基準尚未成熟才對。

忘記不重要的事,也是善用大腦記憶體

人的能力有限,體力也是,思考能力更是。

我們經常聽到這句話:「同時思考三件以上的事,會超過人的大腦負荷量。」審視平日的工作狀況,的確就像這句話所說。像是同時開啟多個應用軟體,電腦的記憶體會超載、速度變慢一樣,人的大腦同時可以處理的資訊量,也有上限。

這個大腦的工作範圍,叫做工作記憶體。

將工作記憶體開到最大極限,工作的處理速度與精準度確實會提升。為了達到那樣的境界,必須盡量不花腦筋在工作以外的事情上。像是愛因斯坦不記得自己家裡的電話號碼,因為對用大腦工作的他而言,節省工作記憶體是深切的問題(當然,亞斯伯格症也是重要因素之一)。

另外,大家都知道,臉書執行長馬克•祖克柏(Mark Elliot Zuckerberg)總是穿著同樣的衣服。因為對他來說,穿什麼衣服都好。這也是節省工作記憶體的一例。

那麼,我們平日工作時,該如何節省工作記憶體呢?

最簡單的方法,就是寫在備忘紙條上。大家都會記下重要的事,但反過來想,記下哪件事不重要也有其意義。在不重要的事上使用工作記憶體,實在很浪費。備忘的目的,就是為了忘記不重要的事情。

例如,會計部門的人聯絡:「這週內請結算好出差費用。」一般人會想:「喔,這樣啊。」不會記下來。之後,太太打電話來說:「回家時順便買一下牛奶。」因此,在那個時間點要記住的事情有兩件。像這樣,零碎的事會壓迫你的工作記憶體。

我身上總會帶著一定分量的便條紙,便條紙能充分代替短期記憶的功能。

說到筆記,我總是用有點酸的語氣,對參加講座的員工說:「不准將白板上的字原封不動的抄下來,寫下自己的察覺點。」因為,比起講師說的,自己受到什麼刺激或是學到什麼,才是最有價值的。

《為什麼聰明人都用方格筆記本》作者、筆記整理術的名人高橋政史說:「備忘(memo)跟筆記(note)不同。備忘是為了記錄,筆記則為了思考。」正如他所說,既然要花工夫,比起做備忘,不如做筆記。假如白板上有記錄的價值,拍下來上傳到雲端就好。

利用五秒幹勁,發揮行動力

能以一定步調工作是最理想的,但只有機器人才辦得到,因為人容易受到當下的身心狀況影響。

這並沒有好壞,只要是人都會這樣。

商務人士為了做出成果,過程多少或許有些波折,但一天結束後,只要能拿出成果,誰也不會多說什麼。

不過,人的幹勁,在五秒內就會消失。

如果想要多少做出些成果的話,一旦有幹勁時,請別讓它溜掉,要立刻行動。看似微不足道的五秒習慣,能讓你有機會贏得豐碩的成果。

如果突然想跟某個人約時間,請立刻用即時通訊軟體傳訊息給對方:「下週能跟你見面嗎?」只要五秒鐘就能解決這項工作。

但是,如果是用臉書傳訊息,一打開臉書就完了。因為你會忍不住瀏覽塗鴉牆上的最新消息、按讚,這已經可以說是現代病,防不勝防。這樣的話,不只是五秒,時間便在你瀏覽之間飛快流逝。

郵件信箱也很危險。開啟電子信箱,就會開始收信,然後忍不住閱讀新的郵件。這樣的話,使用簡便的即時通訊軟體反而最方便。

另外,當你想到某個專案計畫時,會怎麼做?

這時可以先寫在紙上。把想法化為文字,之後可能會有更多點子湧現也說不定。

便利貼可能太小張,所以在自己的座位旁放置可以馬上使用的白板最為理想。沒有白板的話,就把背面空白的A4廢紙放在可以立即取得的地方。如果覺得寫在全新的白紙上很浪費,就寫在丟掉也不心疼的廢紙上。雖然是用廢紙背面書寫,但絲毫不會減損點子的價值。

我曾在午休跟員工閒聊時,想出毛利約二億三千萬日圓的生意。那時的最大功臣,就是廢紙的背面。

那是個突破市場盲點的商業點子,但因為是休息時間的閒聊話題,一般人很有可能只會覺得「這個想法很有趣耶」,就沒下文了。但我有立刻把想法寫下來的習慣,為了驗證實踐的可能性,當天下午就做出指示。所以,不可以太小看廢紙的功用!

不讓幹勁跑掉的自我管理術,也可以應用在日常生活大小事情上。

當你舒服躺在沙發上,突然想到「來打掃吧」的時候,請不要遲疑,立刻站起來把散落在房間的衣服整理好。重點就在於,站起來,實際展開行動。起頭氣勢好,就會有顯著的成果。

五秒的規則,也可以使用在抑制負面情緒與行動上。工作到一半,突然想要偷懶時,就跟自己說「先等五秒鐘」。或者,跟不講理的客人講完電話,氣到想把桌上東西都掃到地上時,先咬牙忍耐個五秒看看。

人比自己想像的還要脆弱。我們往往覺得自己有堅強的意志力,卻又容易被惰性帶著走,相反的,有時明明有迫切的必要性,卻湧現不出任何熱情。

這時,就更要熟練的使用五秒規則,試著控制自己。

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